Outsourcing là gì? Vì sao nên doanh nghiệp lại sử dụng outsourcing 

Outsourcing là gì?

Outsourcing còn được hiểu là dịch vụ thuê ngoài, hay nói cách khác đó chính là sử dụng nguồn lực bên ngoài thay vì những công việc đó là những nhân viên cơ hữu làm. Đây được xem là cách chuyển giao công việc đến những đơn vị cung cấp dịch vụ này. Tuy nhiên người làm dịch vụ outsourcing phải có trình độ chuyên môn, am hiểu về lĩnh vực mình nhận làm thuê. Để mở rộng hơn cho người đọc hiểu thêm outsourcing là gì thì còn một trường hợp có thể xảy ra nữa đó là việc chuyển giao những nhân viên trong công ty sang cho công ty làm dịch này. Vậy tại sao doanh nghiệp cần sử dụng dịch vụ thuê ngoài trong trường hợp này?

Vì sao doanh nghiệp lại sử dụng outsourcing?

Sau khi đã hiểu được khái niệm outsourcing là gì thì nhiều người sẽ đặt ra câu hỏi vì sao doanh nghiệp lại sử dụng outsourcing trong việc marketing như hiện nay. Có rất nhiều lý do để doanh nghiệp chọn cách làm này và sau đây là những lý do tiêu biểu:

• Tiết kiệm và dễ dàng trong việc quản lý chi phí cho doanh nghiệp.
• Không mất quá nhiều thời gian vào những việc nhỏ mà tập trung phát triển về chuyên môn.
• Có cơ hội hợp tác với những công ty có quy mô lớn và chuyên môn cao.
• Phát triển hơn nguồn lực bên trong.
• Chất lượng những công việc mất nhiều thời gian sẽ được nâng cao.
• Do chi phí thấp nhưng lại tận dụng được tối đa nguồn lực sẵn có bên ngoài.
• Rủi ro được san sẻ với những doanh nghiệp là đối tác. 

Tuy nhiên, đây chỉ là những yếu tố cần để các doanh nghiệp tiến hành thực hiện dịch vụ outsourcing. Để thực hiện outsourcing thành công thì doanh nghiệp cần xem xét rất nhiều yếu tố khác liên quan làm sao để đáp ứng được những yêu cầu cần thiết cho việc thuê ngoài.

Những yếu tố thành công khi sử dụng outsourcing là gì?

Dịch vụ thuê ngoài đã phát triển nhiều năm trước đây bởi nhiều doanh nghiệp muốn giảm chi phí hoặc cắt giảm nhân sự. Tuy nhiên, gần đây nhiều công ty doanh nghiệp đã có cái nhìn chiến lược hơn về outsourcing. 

Trong bỏ ra rất nhiều thời gian để làm những việc nhỏ thì họ sử dụng outsourcing và tập trung thời gian và nguồn lực để thực hiện những hoạt động mang lại nhiều giá trị hơn, đưa doanh nghiệp tận dụng được lợi thế cạnh tranh trên thị trường. 

Những điều cần để thành ông khi sử dụng outsourcing là gì:

Định hướng rõ mục tiêu mà doanh nghiệp hướng đến.

• Đưa ra tầm nhìn và chiến lược tổng quan.
• Sản phẩm chủ lực của doanh nghiệp.
• Quản trị tốt mối quan hệ khi sử dụng outsourcing.
• Có cam kết và hợp đồng chặt chẽ khi quyết định thuê ngoài. 
• Mở rộng mối quan hệ thật tốt với các bên có liên quan.
• Tìm hiểu và nhờ cố vấn của những nhà quản trị có nhiều kinh nghiệm. 
• Nên tập trung vào vấn đề nhân sự.
• Chứng minh tài chính ngắn hạn. 

Tuy trên đây là những yếu tố cần để giúp thực hiện outsourcing thành công nhưng doanh nghiệp cũng cần tập trung vào những yếu tố quan trọng đó là Mở rộng mối quan hệ và sự hỗ trợ của những nhà quản trị có kinh nghiệm. Vậy tại sao cần tập trung vào 2 yếu tố này?

Nhiều lợi ích khác nhau khi sử dụng outsourcing 

Mở rộng mối quan hệ và mở rộng hỗ trợ khi chính là một phần điều kiện để giúp outsourcing thành công. Bên cạnh đó, công ty khi thực hiện thuê ngoài cũng phải chú ý đến việc thực hiện cam kết về chất lượng dịch vụ. Thuê ngoài dù có thành công hay không thì việc quản lý thay đổi chính là điều kiện quyết định sự thành công. Việc đầu tiên để đánh giá chính là những yêu cầu của các bên có liên quan, điều này đồng nghĩa với việc trong thời gian outsourcing thì việc mở rộng mối quan hệ.

Ngoài ra cần quan tâm trong việc hỗ trợ về mặt hành chính. Điều này đồng nghĩa là công ty thuê ngoài dịch vụ đưa ra mục tiêu chiến lược, kế hoạch phải xuất phát từ vị thế của doanh nghiệp. Việc nhà quản trị cần làm là chia sẻ mục tiêu, mong muốn của mình khi sử dụng outsourcing là gì và giúp công ty dịch vụ thuê ngoài hiểu được quy trình sẽ mang lại lợi ích gì cho công ty.

Outsourcing cũng có nhiều rủi ro kèm theo

Các nhà quản trị ngày nay đã thấy rất rõ những công ty outsourcing có trách nhiệm  đảm bảo sự thành công cho đến khi kết thúc quá trình. Tuy nhiên vẫn không thể tránh khỏi những rủi ro xảy ra trong quá trình sử dụng dịch vụ. Và vậy nhà quản trị cần tìm hiểu rủi ro của outsourcing là gì và làm sao để hạn chế điều này.

Những nhà quản lý ngày nay thấy được và nhận ra rằng trách nhiệm của công ty outsourcing là đảm bảo sự thành công cho kế hoạch tiếp diễn cho đến khi hợp đồng hết hạn. Tuy nhiên, vẫn sẽ có những trường hợp ngoại lệ mà nếu là một nhà quản trị tài ba thì cần nhận ra để khắc phục vấn đề này.

Những điều cần tránh khi thực hiện outsourcing là gì?

Vậy khi đã hiểu được những yếu tố thành công của outsourcing là gì thì cần biết thêm những điều cần tránh khi thực hiện thuê ngoài:

Theo nghiên cứu của các chuyên gia trong lĩnh vực này thì chính sự thiếu cam kết, thiếu chắc chắn chính làm điều làm nên thất bại. Vì vậy doanh nghiệp cũng cần chú ý đến những điều khoản chi tiết quan trọng dẫn đến việc 25% hợp đồng outsourcing phải tái ký hoặc có thể bị hủy trong 3 năm. Điều này cho thấy rằng việc quản lý và giữ tốt mối quan hệ là rất quan trọng, vì vậy những nhà quản trị phải luôn góp mặt trong suốt thời gian hợp đồng có hiệu lực. 

Nhà quản trị cần chỉ ra những vấn đề khó khăn và giải quyết những vấn đề phát sinh, đồng thời trao đổi trực tiếp với công ty outsourcing vào thời điểm thích hợp để giải quyết. Nên tổ chức 1 cuộc họp giữa các bên để chỉ ra và giải quyết vấn đề dựa trên sự đảm bảo quyền lợi, đôi bên đều hài lòng. 

Khi hiểu được outsourcing là gì và quy trình hoạt động cũng như lợi ích của việc sử dụng dịch vụ thuê ngoài thì nhà quản trị hay những doanh nghiệp sẽ dễ dàng nhận ra và khắc phục những điểm chưa ổn khi sử dụng outsourcing. Hiện nay với những kiến thức cũng như kinh nghiệm của các nhà quản trị sẽ giúp doanh nghiệp mình đi lên theo hình thức này.