Scan là gì? Những lưu ý mà bạn nên biết khi sử dụng máy scan

Scan là loại máy khá phổ biến hiện nay, tuy nhiên không phải ai cũng hiểu được công dụng cũng như cách sử dụng của loại máy này. Để giải đáp cho thắc mắc cho những ai có cùng câu hỏi giống với bạn ở trên, chúng tôi sẽ trình bày tất tần tật những vấn đề liên quan trong bài viết dưới đây.

Scan là gì?

Các bạn có thể hiểu scan là việc chuyển các dữ liệu in trên giấy tờ hoặc hình ảnh ở dạng bản cứng trở thành file dữ liệu được lưu trên máy tính thông qua 1 chiếc máy có tên scan hoặc ứng dụng scan trên điện thoại di động thông minh.
Máy scan còn được gọi là máy quét có có cách thức hoạt động gần giống với máy photocopy mà chúng ta vẫn thường thấy. Những việc mà máy scan làm lại ngược với máy photocopy khi chuyển các dữ liệu ở bản cứng trở thành file dữ liệu lưu được trên máy tính, thay vì in file dữ liệu ra thành các bản sao trên giấy như máy photocopy.
Máy scan có nguyên lý hoạt động chính là dùng tích điện kép để thu được hình ảnh điện tử của tờ giấy thông qua việc biến cường độ sáng phản xạ từ mặt giấy thành thông tin dạng số, sau đó chuyển thành file lưu được trên máy tính hoặc smartphone. Các file này còn có thể thông qua phần mềm nhận dạng ký tự quang học để chuyển thành văn bản ASCII để có thể đưa vào trình khi muốn xử lý văn bản.

Những công dụng đặc biệt của scan

Khi được hỏi “scan là gì?”, câu trả lời thường không chỉ đơn thuần là việc nêu ra định nghĩa của nó, những vấn đề như công dụng hay hướng dẫn cách sử dụng cũng rất cần thiết cho mọi người. Vì vậy xin mời các bạn đọc phần tiếp theo sau đây để hiểu rõ công dụng của một chiếc máy scan là như thế nào nhé!

Giống như máy photocopy, scan có vai trò vô cùng quan trọng trong việc lưu trữ giữ liệu, đặc biệt là những dữ liệu chứa thông tin “mật”. Ta có thể điểm qua những công dụng tuyệt vời mà một máy scan đem lại như sau:

Lưu trữ những tài liệu quan trọng

Những tài liệu quan trọng của một công ty hay cơ quan nào đó thường được sao lưu và bảo quản một cách rất cẩn thận. Bởi vì đối những dạng thông tin này thường được sử dụng nhiều lần và rất dễ mất, để tiết kiệm thời gian tìm kiếm và đảm bảo khi cần sử dụng là có ngay, người ta chọn cách scan tài liệu đó. 
Người ta sẽ sử dụng scan để số hóa những tài liệu chứa thông tin quan trọng. Điều này giúp giảm thiểu nguy cơ bị mất những tài liệu mang tính bảo mật của cơ quan đó. Như vậy ta mới có thể thấy được tầm quan trọng của scan trong việc lưu trữ tài liệu là như thế nào. 

Scan có độ bảo mật thông tin cực kỳ cao

Khi quyết định scan một tài liệu nào đó, tức là bạn đã quyết định chuyển hóa tài liệu đó thành dạng số. Đối với những nội dung quan trọng, bạn có thể cài đặt mã truy cập để tăng tính bảo mật tuyệt đối. Điều này giúp cho độ an toàn trong việc bảo mật thông tin cho người dùng lên đến cấp độ cao nhất. 
Tình trạng đánh cắp thông tin thông qua nhiều con đường mà tiêu biểu nhất là internet đang xảy ra tràn lan. Điều này càng khiến cho mọi người hiểu được giá trị của máy scan vì tính bảo mật thông tin gần như là tuyệt đối. Vì vậy, để bảo mật thông tin quan trọng thì lựa chọn scan là một lựa chọn cực kỳ sáng suốt và hoàn toàn đúng đắn.

Dễ dàng trong việc tìm kiếm tài liệu

Chúng ta thường bị rối khi phải tìm kiếm tài liệu in trên giấy và bây giờ điều này đã được khắc phục khi scan tài liệu. Các file sau khi được quét sẽ được sắp xếp hợp lý giúp việc tìm kiếm diễn ra dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Ngày nay, người ta còn cho ra đời chiếc máy scan hiện đại hơn với tính năng chia sẻ tài liệu thông qua email hoặc các công cụ thích hợp. Vì vậy mà việc truy cập để tìm kiếm mọi lúc mọi nơi cũng trở nên thuận lợi hơn rất nhiều.

Các bước thực hiện khi dùng máy scan

Thêm một điều mà các bạn nên biết khi tìm hiểu “scan là gì?” nữa đó chính là các bước khi dùng máy scan. Thật sự việc sử dụng loại máy này cũng không hề quá khó khăn.

Bước 1: 

Đặt tài liệu cần scan vào máy
Bạn phải kết nối máy tính vs máy scan, sau đó đặt úp phần tài liệu cần quét áp sát với phần kính. Cần lưu ý đến chiều cũng như vị trí của tài liệu để nó có thể nằm đúng với vị trí được đánh dấu sẵn trên máy.

Bước 2: 

Điều chỉnh và cài đặt scan trên phần mềm
Cài đặt những yếu tố cần thiết như màu sắc, kích cỡ như ý muốn. Sau khi hoàn tất, nhấn chọn nút scan trên máy để bắt đầu việc quét tài liệu. 

Bước 3: 

Chỉnh sửa lại tài liệu
Sau khi scan xong, các bạn có thể sử dụng một vài phần mềm như Adobe Acrobat để có thể chuyển đổi các file theo dạng mà mình muốn.

Các loại máy scan thông dụng

Nếu muốn mua các loại máy scan, các bạn có thể chọn mua một trong những loại máy sau:

1.Scanner Epson V600 Photo
2.Epson DS – 360W
3.Brother MFC – 9120CN
Những cái tên kể trên chính là các loại máy scan được ưa chuộng nhất hiện nay, không chỉ bởi chức năng của nó mà còn bởi giá cả phù hợp. Vì vậy mà nếu ai muốn mua một chiếc máy scan thì có thể tìm hiểu thêm về những loại máy trên nhé!
Trên đây là tất cả những thông tin liên quan đến máy scan, từ công dụng đến các bước khi sử dụng. Các bạn đã có thể phần nào hình dung ra được scan là gì chưa nào? 
Hy vọng bài viết sẽ giúp các bạn có được hình dung rõ ràng nhất về máy scan cũng như các vấn đề liên quan đến nó. Việc sử dụng cũng như ứng dụng của máy scan sẽ đến gần với các bạn hơn để từ đó nó có thể phát huy được hết công dụng của nó. Đối với những ai chưa rành trong việc sử dụng loại máy này có thể phần nào yên tâm rồi nhé! Chúc các bạn thành công trong việc sử dụng thành thạo máy scan nhé!