Invoice là gì? Proforma Invoice và những vấn đề liên quan đến Tax Invoice

Trong ngành xuất nhập khẩu hàng hóa thì Invoice là một một chứng từ không thể thiếu được. Nó đóng vai trò quan trọng và quyết định đến vấn đề tiền bạc, kinh tế. Vậy invoice là gì? Invoice nghĩa là gì? và đóng vai trò quan trọng ra sao.

invoice là gì

Bài viết sau đây sẽ giới thiệu đến bạn đọc invoice là gì và các vấn đề liên quan đến nó.

Invoice là gì?

Mô tả các mặt hàng đã mua, sản phẩm hoặc dịch vụ, bao gồm giá cả và số lượng. Thường thì bạn sẽ có mô tả mục tiêu chuẩn và số lượng hàng tồn kho. Nhưng hãy càng cụ thể và chi tiết càng tốt, khi bạn tạo hóa đơn. Điều này tránh sự nhầm lẫn và các vấn đề "Tôi không biết". 

Điều khoản thanh toán. Ví dụ: nhà cung cấp có thể chỉ định "30 ngày ròng", có nghĩa là toàn bộ số tiền đáo hạn trong vòng 30 ngày.

Invoice là gì?

Mục đích của Invoice 

Chúng ta hãy cùng nhau nhận ra, mục đích chính của hóa đơn là làm chứng từ thanh toán, đây là cách người bán có thể yêu cầu tiền từ người mua. Ngoài ra, người mua cũng sẽ sử dụng hóa đơn này để chứng minh cho lực lượng hải quan rằng hàng hóa của tôi, tôi được phép nhập khẩu để sử dụng.

Để cụ thể hơn, "Tôi bán hàng hóa, tôi có một mức giá như thế này, trên hóa đơn có đủ thông tin để chứng minh hàng hóa, vui lòng thanh toán cho tôi số tiền trên hóa đơn để nhận hàng".

Đối với mục đích sử dụng hóa đơn, rõ ràng yêu cầu trên phải hiển thị thông tin đầy đủ:
Trả bao nhiêu?
Các điều kiện kèm theo khác liên quan đến hàng hóa, số lượng và điều kiện thanh toán

Cách lập hóa đơn cho khách hàng

Bạn có thể đang sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp trực tuyến hoặc có thể bạn đang sử dụng hóa đơn được in sẵn mà bạn sẽ hoàn thành. Quá trình hoạt động theo cùng một cách cho cả hai quá trình lập hóa đơn. 

Bạn sẽ chuẩn bị một hóa đơn chỉ sau khi bạn đã vận chuyển hoặc giao sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng. 

Bắt đầu bằng cách xác định khách hàng. Trong một số trường hợp, bạn cũng có thể muốn xác định một khách hàng phụ hoặc công việc trong tệp của khách hàng đó. 

Bao gồm các số tài liệu trước đó liên quan đến việc bán hàng này, bao gồm mọi đơn đặt hàng hoặc thỏa thuận bán hàng hoặc ước tính. 
Xác định các mặt hàng được bán và giao. Thông thường, bạn sẽ bao gồm tên của sản phẩm hoặc dịch vụ, số lượng (hoặc thời gian, cho các dịch vụ) và tỷ lệ (trên mỗi mặt hàng hoặc mỗi giờ). Nếu bạn đang sử dụng phần mềm trực tuyến, tổng số cho mỗi mục được tính toán. Đây là nơi mà bạn có thể cần phải phân loại một mặt hàng là " đặt hàng trở lại."

Mỗi mục có dòng riêng và tổng số tất cả các dòng được thêm vào. 

Cách lập hóa đơn cho khách hàng

Tiếp theo, bạn sẽ bao gồm thông tin bất kỳ khoản tiền gửi nào đã được thực hiện bởi khách hàng hoặc bất kỳ khoản giảm giá nào được áp dụng cho hóa đơn này. 

Bạn có thể muốn cung cấp cho khách hàng các phương thức thanh toán khác nhau, có thể giảm giá khi thanh toán bằng tiền mặt. 

Bao gồm các điều khoản vận chuyển cho các sản phẩm vận chuyển. Có hai loại: điểm vận chuyển FOB hoặc điểm đến FOB. (FOB là viết tắt của " miễn phí trên tàu.") Nếu các điều khoản là điểm vận chuyển FOB, người gửi hàng (đó là người bán) trả tiền vận chuyển. Nếu các điều khoản là điểm đến FOB, người mua trả tiền vận chuyển. Đó cũng là một ý tưởng tốt để lưu ý nếu khách hàng chọn vật phẩm hoặc vật phẩm, trong trường hợp có bất kỳ câu hỏi nào về mặt hàng được nhận. 

Bao gồm các điều khoản bán hàng. Đó là, khi nào bạn muốn người mua thanh toán và bạn sẽ giảm giá cho khoản thanh toán sớm? Các điều khoản được thể hiện như thế này 2/10 Net / 30. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ được giảm giá 2% nếu nhận được khoản thanh toán trong vòng 10 ngày và toàn bộ số dư đáo hạn trong 30 ngày. 

Hóa đơn có thể được gửi qua thư hoặc gửi qua email hoặc fax cho khách hàng. 

Khi khách hàng thanh toán, số hóa đơn cần được ghi chú trên biên lai bán hàng và khớp với biên lai bán hàng trong phần mềm kế toán của bạn, vì vậy rõ ràng là hóa đơn đã được thanh toán. Khoản thanh toán lấy số tiền chưa thanh toán ra khỏi tài khoản phải thu của bạn. 

Sự khác nhau giữa Invoice và Bill

Sự khác biệt giữa Invoice và Bill là trọng tâm và quan điểm. Invoice được tạo bởi một nhà cung cấp và đó là một tuyên bố về các dịch vụ hoặc sản phẩm được sản xuất và giao cho khách hàng, bao gồm cả số tiền nợ. Invoice có thể được tạo trước hoặc sau khi nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ. Một Invoice phổ biến được bao gồm trong các sản phẩm được giao, vì vậy người nhận có thể kiểm tra các mặt hàng để đảm bảo tất cả chúng đều ở đó. 

Còn Bill là một yêu cầu thanh toán. Một bill thường được xem xét từ quan điểm của khách hàng. Một Bill thông thường được đưa ra với mong muốn thanh toán ngay lập tức. 

Sự khác nhau giữa Invoice và Bill

Các loại hóa đơn phổ biến trong xuất nhập khẩu

Bao gồm hai loại hóa đơn chính và được chia thành: Hóa đơn Proforma và Hóa đơn thương mại với sự phân chia sử dụng rõ ràng:

Proforma Invoice là gì?

Khi hai bên cần trao đổi hàng hóa và thống nhất mức giá phù hợp, sự đồng thuận giữa người mua và người bán về giá bán sản phẩm. Sau khi thỏa thuận phù hợp, người bán đồng ý bán và người mua đồng ý mua sản phẩm với giá đó, sau đó người bán sẽ gửi báo giá qua proforma Invoice cho người mua và người mua sẽ chỉ đủ điều kiện cho toàn bộ giá lô. tài sản. Proforma Invoice cũng được sử dụng rộng rãi để mua và bán dưới tên, hóa đơn chiếu lệ, theo tên, hóa đơn không được sử dụng để thanh toán, như một hình thức cảnh báo giá và có thể thay đổi khi cả hai bên không đồng ý, phê duyệt giá.

Proforma Invoice là gì?

Hợp đồng Proforma có thể để hai bên mua – bán cũng ký tên và không xác định thời điểm phát hành, thông thường là gửi trước khi giao hàng hóa lên tàu.

Nội dung cần thiết phải có của Proforma Invoice, dù cho người bán hàng tự lập nhưng đủ các thông tin:

  • Seller bao gồm: tên, địa chỉ,  tel,  fax người bán.
  • Buyer bao gồm: tên, địa chỉ, tel, fax người mua.
  • Số và ngày PI: hiểu đơn giản là số của hóa đơn chiếu lệ.
  • Payment: đề bạt khả năng thanh toán, điều kiện thanh toán phù hợp với người mua, và mong muốn của người bán, được ký hiệu như ( By T/T, 100 %Advance)- để thanh toán 100% giá của lô hàng hay ( By T/T, 30% Advance, 70% against of copyshipping docs…) được hiểu là đặt cọc 30% còn 70% gửi theo chứng từ , đồng thời đính kèm thông tin về ngân hàng, tài khoản ngân hàng để thực hiện thanh toán cho người mua.
  • Port of loading: Cảng Việt Nam, với thuận lợi đường bờ biển như ở Việt Nam, có rất nhiều các cảng, dễ dàng thực hiện bốc hàng trải dài từ Bắc và Nam  như Hải Phòng port, Hồ Chí Minh Port…
  • Port of Destinatiom: Cảng đến, phụ thuộc vào quốc gia thực hiện trao đổi mua – bán, xuất – nhập khẩu hàng hóa trên khắp thế giới.
  • ETA: Ngày dự kiến hàng đến, (Estimates Time Arrival)
  • Các thông tin liên quan về hàng hóa:  Mô tả sản phẩm bao gồm chất lượng, màu sắc, … và số lượng hàng hóa, đơn giá và tổng tiền, càng chi tiết, càng chắc chắn về hàng hóa nhận được.

Việc thay đổi thêm hoặc bớt một số thông tin tùy thuộc vào loại hàng hóa, và người bán hàng.

Commercial Invoice là gì? 

Khi người mua và người bán đồng ý với giá của sản phẩm và ký hợp đồng ngoại thương, người bán đã giao hàng cho người mua và phải thực hiện các thủ tục thanh toán thông qua hóa đơn thương mại. Giao dịch có giá trị pháp lý và giá trị thanh toán giữa người mua và người bán. Hóa đơn này thực sự có một vị trí quan trọng và rất khó thay đổi vì đây là hóa đơn được sử dụng bởi cơ quan hải quan và thuế để xác định số tiền của hóa đơn, để nộp thuế và phát hành điện tử.

Khám phá thông tin chi tiết về hai loại hóa đơn để thực hiện quy trình chuẩn bị quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa, thực hiện thành công giao dịch hàng hóa, đảm bảo hợp đồng mua bán.

Commercial Invoice là gì? 

Commercial Invoice và Proforma Invoice khác nhau ở điểm nào? 

Điểm tương đồng: Cùng với việc hiển thị thông tin và thông tin giữa hai hình thức thanh toán, có một số điểm tương đồng nhất định, nhưng được chia thành hai loại để thể hiện sự khác biệt trong cách sử dụng và chức năng của từng loại ứng dụng hóa học.

Khác nhau
+ Thời gian phát hành: Hầu hết các quan chức ngành xuất nhập khẩu cho biết, hóa đơn proforma sẽ được phát hành trước khi vận chuyển hàng hóa, trong khi hóa đơn thương mại để thực hiện chức năng thanh toán phải được thực hiện khi hàng hóa đã được giao trong tàu cảng.

+ Nội dung: Thông tin về cả hai loại hóa đơn là như nhau, nhưng hóa đơn Proforma có thể được chỉnh sửa, trong khi hóa đơn thương mại không thể được chỉnh sửa, do đó đảm bảo thông tin chính xác, chi tiết và đầy đủ.

+ Về mặt pháp lý: Thương mại là một văn bản pháp lý trong quá trình trao đổi hàng hóa giữa hai bên, như một cam kết pháp lý, quá trình trao đổi hàng hóa được thực hiện với ai, hình thức thanh toán và mô tả mặt hàng, trong khi Proforma là chính thức, thỏa thuận nó không chính thức

+ Kế toán công ty: Chỉ IC có thể thực hiện chức năng hạch toán kế toán của công ty, nhưng PI không thể thực hiện chức năng này.

Các lỗi bạn cần tránh khi thực hiện lập Invoice

Trong quá trình lập một hóa đơn, ai cũng sẽ có lúc mắc lỗi, chỉ là lỗi đó nặng hay nhẹ và mức độ ảnh hưởng ra làm sao? Tuy nhiên, quan tr��ng là người lập hóa đơn phải thực sự chú tâm và nhận ra cái sai để sửa. Dưới đây là những lỗi cơ bản cần tránh nhất, khi bạn lập một Invoice.

  • Trên Invoice không được mắc lỗi không thể hiện về điều kiện giao hàng: kèm theo cảng xuất (FOB), kèm tên cảng nhập (CIF).
  • Không được thiếu người xuất khẩu bán hàng, theo đơn giá giao hàng. Ví dụ như: không được chỉ ghi tên cảng nhập khẩu mà thiếu mất tên cảng xuất, cũng như các chi phí sẽ phải thanh toán tiếp theo.
  • Nếu như bên giao hàng nước ngoài, bán hàng có chiết khấu, thì trên Invoice không được chỉ ghi giá thực mà thiếu đi số tiền được chiết khấu.
  • Trên Invoice tránh việc mô tả về hàng hóa không rõ ràng.
  • Thiếu một số thông tin, thể hiện yêu cầu riêng.
  • Invoice không được phép gộp nhiều mặc hàng vào trong cùng một loại,…

Invoice có vai trò cực kỳ quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, theo đó khi làm về công việc này thì người lập Invoice cần phải thực sự chú ý, cẩn thận, bởi chỉ vì một sơ xuất nhỏ thôi cũng có thể khiến cho cả đơn hàng đó không được giao dịch, hoặc là bất lợi cho cả hai bên về mặt trao đổi hàng hóa, cũng như bên nhận hàng có thể nhập hàng về nước.