KPI là gì? Những lợi ích và chức năng của KPI và thuật ngữ liên quan

Không phải ai cũng biết KPI là gì và hiểu rõ được tầm quan trọng của nó. Trong bài viết dưới đây, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về KPI.

KPI là gì?

KPI là viết tắt của Key Performance Indicator, có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc. Đây chính là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân. KPI chính là hệ thống đánh giá định lượng được áp dụng bởi các doanh nghiệp để đánh giá xem doanh nghiệp đó có thể đạt các mục tiêu ở cấp độ như thế nào. Những trưởng bộ phận có thể đề ra nhiều chỉ tiêu cho KPI danh cho một dự án mà họ có thể sử dụng để đánh giá các nhân viên trong quá trình làm việc.

Một ví dụ cụ thể như sau: Nếu bạn đang làm việc cho một công ty công nghệ chuyên về đánh giá kết quả của các công cụ tìm kiếm (search engine), bạn có thể đặt ra các KPI cụ thể trong các hướng dẫn và tiến hành thực hiện như là các “tiểu mục tiêu” dành cho các nhân viên để hướng tới. Khi khách hàng muốn các bạn báo cáo phân tích landing page chính xác nhất bằng các xác định trang nào liên quan nhiều nhất đến công cụ tìm kiếm của người dùng thì các KPI của bạn phải bao gồm những yêu cầu sau đây:

• Nhân viên phải xuất ra kết quả chính xác ở mức 90%, hàng ngày các nhân viên phải lướt qua 1.500 landing page và mỗi tuần nhân viên phải báo cáo tối đa ba đáng giá “hoàn toàn không chính xác”.

• Những KPI này có thể cho phép bạn đánh giá một cách chính xác hiệu suất làm việc của nhân viên đang đạt mức tiêu chuẩn kỳ vọng nào.

• Bạn có thể xác định và thiết lập một hệ thống KPI mà tích hợp với chiến lược riêng của công ty bạn. Không có một cách cụ thể xây dựng KPI nào, nhưng chúng cần được định lượng, mang tính thiết thực, và định hướng rõ ràng (để xác định xem công ty có đang đi đúng hướng).

Mục đích và chức năng của KPI

KPI là một trong những công cụ không thể thiếu trong doanh nghiệp, là nhân tố quan trọng giúp cho các nhà quản lý triển khai chiến lược lãnh đạo thành các mục tiêu quản lý và chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng lĩnh vực (về nhân sự: về tuyển dụng, về đào tạo, về năng suất của nguồn nhân lực, về an toàn lao động, về giờ làm việc, về lương, về đánh giá công việc, về hoạt động cải tiến, về lòng trung thành…; về tài chính, về sản xuất chất lượng, về quảng cáo…) và từng cá nhân.

KPI được áp dụng cho nhiều mục đích như: quản lý hệ thống công việc của một tổ chức, tự quản lý công việc của nhóm, của cá nhân. Hay có thể nói, KPI chính là mục tiêu công việc mà tổ chức, phòng ban, tổ nhóm hay cá nhân cần đạt được để đáp ứng yêu cầu chung. Theo các chuyên gia đánh giá, KPI chính là cơ sở để nhà quản lý đánh giá thành tích của phòng ban, của nhân viên và đưa ra những khuyến khích phù hợp cho từng phòng ban, từng nhân viên.

Mục đích của việc sử dụng chỉ số KPI trong đánh giá thực hiện công việc là nhằm đảm bảo cho người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm trong bảng mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể, điều này góp phần cho việc đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả hơn, nâng cao hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc bởi vì các chỉ số KPI mang tính định lượng cao, có thể đo lường cụ thể.

Làm thế nào để tạo ra được KPI phù hợp nhất?

Thông thường mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng và nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của vị trí công tác, chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành KPI, tổ chức (công ty, cơ quan, phòng ban) sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân. KPI cho thấy được hiệu quả hoạt động về kinh doanh của một doanh nghiệp, tổ chức cũng như để đánh giá xem người thực thi công việc đó có đạt được mục tiêu hay không. Vậy làm sao để có thể tạo ra được KPI phù hợp nhất. KPI được đề ra cho các hoạt động cần có đầy đủ những tính chất sau:

• Rõ ràng: KPI không rõ ràng là yếu tố lớn nhất trong việc tạo ra các KPI vô giá trị và không có đóng góp gì trong việc cải thiện hiệu quả kinh doanh, chính vì thế, KPI phải được xác định và định nghĩa một cách rõ ràng, hướng tới một mảng nào đó cần cải thiện rõ rệt.

• Đo lường được: Một KPI không thể đo lường được hay không có chuẩn mực để đánh giá thì cũng như không có KPI, vì vậy cần phải có khả năng đo đếm và đánh giá được bằng số liệu, báo cáo.

• Giao phó được, làm được: Nếu bạn không thể tìm được nhân viên nào để giao việc chịu trách nhiệm KPI đó hay KPI đó không có khả năng thực hiện được thì liệu KPI đó có nên tồn tại không? Câu trả lời chắc chắn là không. Một khi đã xây dựng KPI thì  cần phải giao cho người chịu trách nhiệm và có thể làm được.

• Thực tế: KPI cần phải mang tính thực tế. Bạn không thể đặt KPI cho nhân viên dựa trên một giả thuyết hay niềm tin nào đó được.

• Trong một mốc thời gian nhất định: cần phải có mốc thời gian nhất định để xác định khi nào công việc hoàn thành để đánh giá mức độ hoàn thành. Đừng bao giờ giao KPI (hay bất cứ công việc mục tiêu gì) mà không xác định một mốc thời gian cần phải hoàn thành.

Ngoài ra, trong kinh doanh còn phổ biến một số thuật ngữ như:

Target là gì?

Target (còn được biết đến với cái tên Target Audience) là thuật ngữ chỉ việc phân tích và lọc những đối tượng khách hàng mà chúng ta cần nhắm tới, và họ sẽ được xếp vào nhóm những đối tượng khách hàng mục tiêu. Theo nghĩa tiếng việt thì target nghĩa là “mục tiêu”, hay nói một cách dễ hiểu hơn thì công việc chính của bạn lúc này chính là hướng tới những mục tiêu nhất định và cụ thể.

Budget là gì?

Budget (ngân sách) là một kế hoạch tài chính cho các hoạt động trong tương lai, có thể là hoạch định cá nhân hoặc cũng có thể là tầm nhìn tương lai của doanh nghiệp. Ngân sách theo hoạch định chi tiêu có thể giúp bạn tìm hiểu rõ nét chi phí đầu vào đầu ra cá nhân, từ đó đưa ra những giải pháp hoàn thiện cho cuộc sống. Có thể nói, budget chính là một trong những nhân tố quan trọng không thể thiếu trong kinh doanh.

Trên đây là những thông tin về KPI cũng như một số thuật ngữ chuyên ngành liên quan khác. Cảm ơn vì đã đọc!