Pivot table là gì? Những cách sử dụng Pivot Table trong Excel

Hãy cùng mình tìm hiểu cách tạo Pivot Table và cách sử dụng 1 số chức năng trong Excel nhé!

Pivot Table là gì?

PivotTable là một công cụ mạnh mẽ để tính toán, tóm tắt và phân tích dữ liệu cho phép bạn xem so sánh, mẫu hình và xu hướng trong dữ liệu của bạn. Đây là một trong những tính năng hữu dụng nhất của Excel.

Cách Tạo Pivot Table

1. Chọn các ô bạn muốn dùng để tạo Pivot Table.

2. Lưu ý:  Dữ liệu của bạn không được có bất kỳ hàng hay cột trống nào. Dữ liệu chỉ được có một đầu đề hàng.

3. Chọn Chèn > Pivot Table.

4. Bên dưới Chọn dữ liệu bạn muốn phân tích, chọn Chọn một bảng hoặc dải ô.

5. Trong Bảng/Dải ô, hãy xác minh dải ô.

6. Dưới chọn nơi bạn muốn đặt báo cáo Pivot Table, hãy chọn trang tính mới để đặt Pivot Table vào một trang tính mới hoặc trang tính hiện có , rồi chọn vị trí mà bạn muốn Pivot Table xuất hiện.

7. Chọn OK.

Sắp xếp Pivot table trong Excel

Để đặt Bananas lên trên cùng của danh sách, bạn cần sắp xếp Pivot table.

1. Nhấn vào bất cứ ô nào trong cột Total.

2. Tab ngữ cảnh PivotTable được kích hoạt. Trong tab Options, bạn nhấn vào nút Sort Largest to Smallest (ZA).

3. Bạn sẽ thu được kết quả:

Pivot Table hai chiều

Nếu bạn kéo một trường vào vùng Row Labels và vùng Column Labels, bạn có thể tạo một pivot table hai chiều. Chẳng hạn, để có được tổng số lượng xuất khẩu cho từng nước, từng sản phẩm, bạn làm như sau:

– Kéo trường Country vào vùng Row Labels

– Kéo trường Product vào vùng Column Labels

– Kéo trường Amount vào vùng Values

– Kéo trường Category vào vùng Report Filter

Như vậy, bạn sẽ có được pivot table hai chiều.

Cách vẽ biểu đồ trong Excel

Biểu đồ giúp các bạn thể hiện tốt hơn bằng việc vẽ thành các hình ảnh trực quan, dễ hiểu mô tả các số liệu trong bảng tính Excel.

Bước 1: Các bạn chọn (bôi đen) bảng dữ liệu mà các bạn muốn vẽ biểu đồ.

Bước 2: Chọn Insert và trong Charts các bạn chọn biểu tượng để hiển thị các loại biểu đồ.

Bước 3: Xuất hiện hộp thoại Insert Chart, trong đây có rất nhiều dạng biểu đồ tùy với bảng dữ liệu của các bạn mà các bạn chọn biểu đồ cho phù hợp.

Cách tạo bảng trong excel

Các bạn có hai cách tạo bảng trong Excel các bạn có thể lựa chọn một trong hai cách tạo bảng để tạo bảng.

Cách 1: Tạo bảng sử dụng Create Table.

Bước 1: Chọn vùng, phạm vi mà bạn muốn tạo bảng trong Excel, tiếp theo chọn thẻ Insert -> Table hoặc các bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + T hoặc Ctrl + L.

Lưu ý: các bạn có thể tạo bảng khi các ô đã có dữ liệu hoặc chưa có dữ liệu.

Bước 2: Trong hộp thoại Create Table.

Các bạn có thể thay đổi vùng, phạm vi cho bảng cần tạo bằng cách nhấn chọn biểu tượng mũi tên màu đỏ (1) và chọn lại vùng dữ liệu. Nếu dữ liệu mà bạn chọn đã bao gồm cả các ô tiêu đề thì các bạn đánh dấu chọn vào ô vuông trước My table has headers (2), nếu dữ liệu bạn chọn chưa có các ô tiêu đề  thì các bạn không chọn để Excel tự tạo các tiêu đề cột của bảng. Sau đó nhấn OK để tạo bảng.

Như vậy các bạn đã tạo bảng trong Excel với kiểu mặc định.

Cách 2: Tạo bảng sử dụng Format as Table.

Bước 1: Chọn vùng, phạm vi dữ liệu cần tạo bảng, tiếp theo các bạn chọn thẻ Home -> Format as Table -> chọn kiểu bảng mà bạn muốn tạo.

Bước 2: Xuất hiện hộp thoại Format As Table các bạn cũng có thể chọn lại phạm vi dữ liệu bảng và đánh dấu tích chọn ô vuông trước My table has headers nếu phạm vi bạn chọn đã chứa các ô tiêu đề tương tự như ở cách trên. Sau đó nhấn OK để tạo bảng.

Như vậy bảng các bạn đã được tạo theo đúng kiểu bảng mà bạn chọn.

Cách cố định dòng trong excel

Bước 1: Xác định vị trí đặt con trỏ chuột

Bạn đặt con trỏ chuột ở dưới dòng cần cố định, khi đó những dòng ở phía trên dòng đặt con trỏ chuột sẽ được cố định.

Ví dụ: Bạn cần cố định dòng 1 và dòng 2 thì bạn click chuột chọn dòng 3.

Bước 2: Chọn View → Freeze Panes

Như vậy, dòng 1 và dòng 2 đã được cố định. Khi bạn kéo danh sách xuống dưới, nội dung của 2 dòng đầu tiên vẫn được hiển thị.

Ngoài ra, nếu bạn muốn cố định dòng đầu tiên thì chỉ cần click vào Freeze Top Row, không cần xác định vị trí đặt con trỏ chuột cũng được, vì nó đã mặc định là chọn dòng đầu tiên để cố định rồi.

Cách tính tổng trong excel

Cách 1: Dựa trên thanh trạng thái

Đây là cách nhanh nhất để xem tổng của 1 cột. Khi đó các bạn chỉ cần nhấp vào các ký tự của cột hoặc dùng chuột để chọn những ô bạn muốn tính tổng và nhìn vào thanh Status Excel để xem tổng của các ô được chọn. Tuy nhiên, với cách này bạn không thể sao chép mà bạn chỉ có thể xem được thôi.

Cách 2: Sử dụng AUTOSUM

Nếu bạn muốn tính tổng một cột trong Excel và giữ kết quả trong bảng của bạn, bạn có thể sử dụng các chức năng AutoSum. Nó sẽ tự động cộng các con số và sẽ hiển thị tổng số trong ô bạn chọn. Phương pháp này là giải pháp nhanh chóng, cho phép bạn tự động nhận và giữ kết quả trong bảng.

Bước 1: Trước tiên các bạn cần nhấp chọn vào ô trống dưới cột mà bạn muốn hiển thị kết quả tính tổng.

Bước 2: Di chuyển đến tab Home trong nhóm Editing và nhấp vào nút AutoSum.

Bước 3: Ngay lập tức bạn sẽ thấy Excel tự động thêm vào =SUM và chọn vào dãy số cột dữ liệu của bạn.

Bước 4: Lúc này bạn chỉ cần nhấn Enter trên bàn phím là đã có kết quả tính tổng trong Excel.

Cách 3: Sử dụng hàm SUM

Với cách này các bạn có thể tính tổng số của các ô trong một cột hoặc chỉ định một địa chỉ cho một phạm vi rộng lớn thay vì chọn nó bằng tay.

Bước 1: Nhấp chuột vào các ô trong bảng của bạn mà bạn muốn xem tổng của các ô được chọn.

Bước 2: Nhập =sum( vào ô được chọn này.

Bước 3: Bây giờ hãy chọn phạm vi với các số bạn muốn tính tổng bằng cách giữ phím Ctrl và nhấp vào các ô dữ liệu sau đó nhấn Enter.

Chú ý: Bạn có thể nhập địa chỉ thủ công như =sum (B1: B2000). Nó rất hữu ích nếu bạn có bảng dữ liệu phạm vi lớn để tính toán.

Sau khi nhấn Enter, kết quả tổng sẽ xuất hiện trong đúng ô bạn đã chọn.