PO là gì? Tìm hiểu về vai trò của PO trong doanh nghiệp và xuất nhập khẩu hàng hoá

PO là gì? PO được sử dụng trong những trường hợp nào và có mang lại những ưu điểm gì hay không? Và tại sao doanh nghiệp và xuất nhập khẩu lại phải sử dụng PO. Bài viết sau đây chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn đọc tất cả các thông tin liên quan đến PO.

PO là gì?

Po là viết tắt của từ gì? Đó chính là Purchase Order, hay còn gọi là đơn đặt hàng là một loại giấy tờ được ủy quyền để thực hiện giao dịch buôn bán. Purchase order sẽ có giá trị pháp lý ràng buộc khi người bán đồng ý.

Đơn đặt hàng, hoặc PO, là một tài liệu chính thức do người mua cam kết trả cho người bán để bán các sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể sẽ được giao trong tương lai.

Lợi thế cho người mua là khả năng đặt hàng mà không cần thanh toán ngay. Từ quan điểm của người bán, PO là một cách để cung cấp tín dụng cho người mua mà không gặp rủi ro, vì người mua có nghĩa vụ thanh toán một khi sản phẩm hoặc dịch vụ đã được giao.

Mỗi PO có một số duy nhất được liên kết với nó giúp cả người mua và người bán theo dõi việc giao hàng và thanh toán. PO chăn là một cam kết mua sản phẩm hoặc dịch vụ trên cơ sở liên tục, cho đến khi đạt được mức tối đa nhất định.

Điều gì được ghi trên Đơn đặt hàng?

Trong số những thứ khác, một PO chỉ định:

• Số lượng mua

• Sản phẩm hoặc dịch vụ được mua

• Tên thương hiệu cụ thể, SKU hoặc số kiểu

• Giá mỗi đơn vị

• Ngày giao hàng

• Địa điểm giao hàng

• Địa chỉ thanh toán

• Điều khoản thanh toán, chẳng hạn như khi giao hàng hoặc trong 30 ngày

PO được sử dụng như thế nào?

Một PO đơn giản hóa quá trình mua hàng, thường trông như thế này:

• Người mua quyết định mua một sản phẩm hoặc dịch vụ cho doanh nghiệp của họ

• Công ty phát hành PO cho người bán, thường sử dụng mẫu đơn đặt hàng điện tử

• Người bán nhận được PO và xác nhận công ty có thể điền đơn đặt hàng

• Nếu không, người bán nói với người mua rằng đơn đặt hàng không thể hoàn thành và PO bị hủy

• Nếu đơn đặt hàng có thể được lấp đầy, người bán bắt đầu chuẩn bị đơn hàng bằng cách kéo hàng tồn kho lại với nhau hoặc lên lịch cho nhân viên cần thiết

• Đơn hàng được vận chuyển, hoặc dịch vụ được cung cấp, với số PO trong danh sách đóng gói để người mua biết đơn hàng nào đã đến

• Người bán lập hóa đơn cho đơn đặt hàng, sử dụng số PO để có thể dễ dàng khớp với thông tin giao hàng

• Người mua thanh toán hóa đơn theo các điều khoản được nêu trong PO

Ưu và nhược điểm của PO

Có nhiều lý do để sử dụng PO, trong đó quan trọng nhất là:

• Cải thiện độ chính xác, trong cả hàng tồn kho và quản lý tài chính

• Ngân sách tốt hơn, vì cần phải có tiền trước khi PO được phát hành

• Giao hàng nhanh hơn, vì PO giúp lên lịch giao hàng khi người mua cần

Theo như những bất lợi, có rất ít:

• Nhiều giấy tờ không cần thiết cho các giao dịch mua nhỏ hơn

• Thẻ tín dụng có thể phục vụ cùng một mục đích từ góc độ tài chính

Những lý do khiến công ty nên sử dụng PO

• Purchase order giúp người mua có thể truyền đạt được mong muốn đến người bán;

• Bảo vệ người bán trong trường hợp người mua không trả tiền hàng;

• Giúp những đại lý quản lý được những yêu cầu mới;

• Thúc đẩy hợp lý hóa nền kinh tế theo quy trình chuẩn;

• Mang đến nhiều tiện ích tài chính, thương mại.

Purchase order thường được dùng trong những vấn đề gì?

• Tìm kiếm hàng hóa trong tiêu dùng hay tìm kiếm cổ phiếu;

• Tìm kiếm những tiện ích hay dịch vụ sống;

• Tìm kiếm nguồn hàng hóa có nguồn gốc thiên nhiên;

• Để tiện lợi hóa việc mua sắm;

• Tối ưu hóa việc mua bán;

Cách tạo PO cho doanh nghiệp nhỏ

Một đơn đặt hàng là cần thiết cho bất kỳ công ty nào bán sản phẩm hoặc nhu cầu đặt hàng các bộ phận và vật liệu. Đơn đặt hàng cho nhà cung cấp biết chính xác những gì người mua cần, và ngày người mua cần sản phẩm trong tay. Thật đơn giản để tạo ra một mẫu đơn đặt hàng mà bạn có thể sử dụng trong các hoạt động hàng ngày của mình.

1. Sử dụng một chương trình xử lý văn bản tiêu chuẩn để tạo đơn đặt hàng của bạn.

2. Thêm tên doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại, số fax, địa chỉ email và thông tin nhận dạng bổ sung ở đầu đơn đặt hàng của bạn, giống như bạn sẽ liệt kê thông tin trong một thư kinh doanh tiêu chuẩn. Cung cấp địa chỉ nhận nếu nó khác với địa chỉ doanh nghiệp chính của bạn, để nhà cung cấp sẽ gửi sản phẩm đến đúng nơi.

3. Nhập thông tin liên hệ của nhà cung cấp, bao gồm tên, địa chỉ và số điện thoại của doanh nghiệp. Liệt kê số đơn đặt hàng và ngày, cũng như chuyển khoản thanh toán hoặc địa chỉ "Thanh toán hóa đơn", nếu nó khác với địa chỉ doanh nghiệp chính của bạn, bên cạnh thông tin của nhà cung cấp.

4. Liệt kê một mô tả của các mặt hàng mà bạn muốn đặt hàng từ nhà cung cấp. Bao gồm tên, số mặt hàng, số lượng và giá mở rộng của mặt hàng - tỷ lệ bán buôn mà bạn và nhà cung cấp đã thỏa thuận. Bằng cách này, nếu có bất kỳ sự nhầm lẫn nào về giá, nhà cung cấp có thể liên hệ với bạn với giá chính xác trước khi hoàn thành đơn đặt hàng của bạn. Điều này cũng sẽ tránh những bất đồng sau này.

5. Tạo một dòng "tổng phụ" mà bạn liệt kê tổng giá trước thuế hiện hành, dòng "Thuế" cho thuế bán hàng và dòng "tổng" mà bạn liệt kê tổng số tiền do nhà cung cấp cho đơn đặt hàng này.

6. Cung cấp ngày hạn chót để nhà cung cấp điền vào đơn đặt hàng. Bạn cần bao gồm ngày này để tránh nhận sản phẩm sau khi bạn không còn cần nó nữa. Liệt kê bất kỳ điều khoản bổ sung nào liên quan đến đơn đặt hàng, chẳng hạn như số ngày bạn phải thanh toán hóa đơn và ai chịu trách nhiệm thanh toán cước phí. Nếu nhà cung cấp trả cước phí, bạn chỉ cần nhập "FOB" (miễn phí trên tàu).

7. Yêu cầu nhà cung cấp lưu ý trong lô hàng nếu bất kỳ mặt hàng nào được đặt hàng trở lại hoặc không còn có sẵn, để bạn có thể cập nhật hồ sơ của mình. Bạn có thể thêm hướng dẫn này và các hướng dẫn đặc biệt khác vào khu vực "Ghi nhớ" riêng biệt ở cuối đơn đặt hàng.

8. Ký vào dưới cùng của mỗi đơn đặt hàng, để nhà cung cấp của bạn sẽ biết rằng nó được ủy quyền bởi công ty của bạn.

Sự khác biệt giữa yêu cầu và PO

Việc thuyết phục nhân viên của bạn điền vào giấy tờ bổ sung khi họ cần vật liệu hoặc vật tư có thể khó khăn, nhưng đặt một hệ thống mua sắm giúp kiểm soát chi phí và tạo ra một dấu vết giấy khi bạn đang cố kiểm toán tài khoản tài chính của mình.Yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng mua là những tài liệu chính trong quá trình mua các mặt hàng mà doanh nghiệp của bạn cần vận hành, tiêu chuẩn hóa quy trình đặt hàng nội bộ và bên ngoài.

Yêu cầu mua hàng

Yêu cầu mua hàng là một hình thức mà bộ phận nội bộ của công ty bạn, chẳng hạn như phòng thư, nộp cho bộ phận mua hàng của công ty bạn liệt kê các mặt hàng mà bộ phận mua hàng đặt hàng từ nhà cung cấp bên ngoài. Mặc dù các hình thức riêng lẻ khác nhau tùy theo doanh nghiệp, yêu cầu mua hàng thường yêu cầu thông tin cụ thể, bao gồm tên của bộ phận yêu cầu các mặt hàng, số lượng chính xác của mặt hàng được yêu cầu, mô tả chung về các mặt hàng, tên hợp pháp của nhà cung cấp bên ngoài thông thường và giá dự kiến của việc mua hàng. Một yêu cầu mua hàng được phê duyệt hoặc từ chối bởi bộ phận mua hàng.

Khi nào Yêu cầu bắt buộc?

Đối với các giao dịch mua nhỏ, thường là thủ tục tiêu chuẩn cho các bộ phận nội bộ để mua các mặt hàng trực tiếp từ các nhà bán lẻ bằng thẻ tín dụng của công ty và bỏ qua quá trình trưng dụng bộ phận mua hàng hoàn toàn. Thông thường, các doanh nghiệp yêu cầu một yêu cầu mua hàng khi một đề xuất mua vượt quá một số tiền nhất định. Ví dụ, Đại học Tufts yêu cầu một đơn đặt hàng cho hầu hết các giao dịch mua vượt quá 2.000 đô la. Các doanh nghiệp khác yêu cầu đơn đặt hàng trưng dụng cho các giao dịch mua nhỏ hơn nhiều. Đơn đặt hàng mua

PO

Khi bộ phận mua hàng của một doanh nghiệp đã phê duyệt yêu cầu mua hàng, nó sẽ phát lệnh mua cho nhà cung cấp bên ngoài của hàng hóa được yêu cầu, bắt đầu giao dịch bán hàng. Đơn đặt hàng phải bao gồm một số thông tin nhất định, chẳng hạn như tên của văn phòng mua hàng, các mặt hàng được mua, địa chỉ giao hàng, điều khoản thanh toán, hướng dẫn lập hóa đơn và số thứ tự mua hàng.Để hỗ trợ lưu trữ hồ sơ, các đơn đặt hàng thường có cùng số với yêu cầu mua liên quan. Khi nhà cung cấp bên ngoài chấp nhận đơn đặt hàng, nó sẽ trở thành một hợp đồng ràng buộc đối với cả người mua và người bán.

Giao dịch nội bộ

Yêu cầu mua hàng là một tài liệu nội bộ được gửi từ bộ phận này sang bộ phận khác yêu cầu công ty mua các mặt hàng từ một nhà cung cấp bên ngoài. Thông thường, một đơn đặt hàng là một tài liệu bên ngoài sẽ đến một bên ngoài như một phần của giao dịch bán hàng. Tuy nhiên, nó cũng có thể được sử dụng trong nội bộ. Đôi khi một bộ phận của một doanh nghiệp muốn mua thiết bị hoặc vật liệu từ một bộ phận khác; trong những trường hợp như vậy, nhiều doanh nghiệp yêu cầu bộ phận mua hàng phải nộp đơn đặt hàng liên ngành. Các đơn đặt hàng mua liên ngành có thể hữu ích cho văn phòng tài chính hoặc kế toán tại các doanh nghiệp lớn nơi các phòng ban có ngân sách hoạt động riêng.