Procurement là gì? Những thuật ngữ liên quan Procurement

Vậy procurement là gì? Purchase order là gì? Intern là gì? Internship là gì? Hãy cùng tìm hiểu một số khái niệm qua bài viết dưới đây.

Procurement là gì?

Theo Wikipedia, procurement dịch sang tiếng Việt có nghĩa là sự mua bán, sự giành lấy hàng hóa, dịch vụ hay công việc từ một nguồn bên ngoài doanh nghiệp.

Nhân viên procurement là những người chịu trách nhiệm thu mua hàng hóa, sản phẩm cho doanh nghiệp với mức giá cạnh tranh nhất, doanh nghiệp từ đó có thể vừa được cung ứng hàng hóa, dịch vụ chất lượng vừa giảm thiểu được chi phí. Nhân viên thu mua có thể hoàn thành tốt công việc, đáp ứng kỳ vọng của cấp trên thường những ưu điểm sau: giỏi đàm phán, linh hoạt trong kết nối thông tin và thỏa thuận giá cả, biết xử lý tình huống khi xảy ra các trường hợp như khan hiếm hàng hóa, rủi ro vận chuyển,...

Quy trình procurement là gì?

Hiện nay có rất nhiều quy trình thu mua hàng hóa khác nhau tùy thuộc vào từng công ty, tổ chức. Tuy nhiên, những công ty, tổ chức này cần đảm bảo một số yếu tố quan trọng chung như sau:

Khi có một nhu cầu hoặc một yêu cầu cụ thể (có thể là yêu cầu về hàng tồn trữ hoặc yêu cầu về dịch vụ) thì quy trình thu mua sẽ bắt đầu được diễn ra. Lúc này, nhiệm vụ của bên bộ phận thu mua sẽ là thiết lập một bảng tiêu chuẩn với đầy đủ các yêu cầu như đặc tính, thông số kỹ thuật, tính chất vật lý, hóa học, … Sau đó, phía các nhà cung cập sẽ nhận được một hồ sơ mời thầu (RFP) hay một yêu cầu báo giá (RFQ) rồi họ sẽ gửi lại báo giá của họ để đáp ứng các RFQ. Bộ phận thu mua lúc này sẽ cân nhắc các yếu tố: giá cả, giá trị và chất lượng của mặt hàng và lựa chọn ra nhà cung cấp tốt nhất để đặt ra các đơn hàng. Hai bên sẽ thỏa thuận thiết lập hợp đồng giao dịch dựa trên đơn đặt hàng cùng với các điều khoản và điều kiện cụ thể. Dựa trên đơn đặt hàng đó, các nhà cung cấp sẽ cung cấp hay phân phối các sản phẩm hoặc dịch vụ. Sau đó, việc kiểm tra đối chiếu các đơn đặt hàng với các giấy tờ để kiểm tra hàng hóa đã nhận được diễn ra dựa trên một hóa đơn do nhà cung cấp phát hành. Cuối cùng là bộ phận thu mua sẽ thanh toán đơn hàng cho nhà cung cấp.

Phân biệt Procurement và Purchasing

- Loại hàng hóa, sản phẩm/ dịch vụ: Nhân viên Purchasing ít ảnh hưởng đến chi phí trực tiếp của sản phẩm, có tần suất giao dịch ít hơn và các chỉ số thị trường ít ảnh hưởng đến giá mua. Còn người phụ trách Procurement sẽ bị chịu tác động từ chi phí trực tiếp của sản phẩm, tần suất mua cũng nhiều hơn. Ngoài ra, đối với nhân viên Procurement, mô hình TCO (Total Cost of Ownership - Tổng chi phí sở hữu) cũng dễ được xây dựng hơn Purchasing.

- Chiến lược sử dụng: Bảng chiến lược thu mua hàng hóa của người làm Purchasing đơn giản hơn nên họ cũng mất ít thời gian để lên chiến lược hơn so với nhân viên Procurement. Bên cạnh đó, công việc Purchasing chỉ cần một cá nhân cũng có thể hoàn thành được nhưng Procurement yêu cầu cần có nhóm người.

- Đánh giá chất lượng hàng hóa, sản phẩm từ nhà cung cấp: Khác với nhân viên Purchasing sẽ làm đánh giá, báo cáo tùy thuộc từng trường hợp mà cấp trên yêu cầu, người làm vị trí Procurement sẽ đánh giá chất lượng hàng hóa của nhà cung cấp theo định kỳ.

Purchase order là gì?

Purchase Order dịch sang tiếng Việt nghĩa là đơn đặt hàng. Loại giấy tờ này được ủy quyền để thực hiện giao dịch và buôn bán hàng hóa. Purchase order sẽ có giá trị pháp lý ràng buộc như một bản hợp đồng hai bên đã ký kết khi người bán đồng ý.

Những lý do khiến công ty nên sử dụng Purchase order là gì?

• Người mua có thể dễ dàng truyền đạt được mong muốn cũng như sự lựa chọn của họ đến người bán nhờ có purchase order;

• Nếu như người mua không trả tiền hàng hóa hoặc dịch vụ, purchase order sẽ giúp bảo vệ người bán;

• Nhờ có purchase order, những đại lý quản lý được những yêu cầu mới và chi tiêu đơn hàng trong tình hình hiện tại;

• Giúp cho nền kinh tế thúc đẩy hợp lý hóa quá trình mua bán theo quy trình chuẩn;

• Tạo ra nhiều tiện ích về các mặt tài chính, thương mại.

Purchase order thường được dùng trong những vấn đề gì?

• Tìm kiếm hàng hóa trong tiêu dùng hay tìm kiếm cổ phiếu;

• Tìm kiếm những tiện ích hay dịch vụ sống;

• Tìm kiếm nguồn hàng hóa có nguồn gốc thiên nhiên và được sản xuất ở trong nước;

• Để yêu cầu khách hàng sử dụng hàng hóa nhập khẩu (đối với doanh nghiệp tư nhân).

• Để dễ dàng trong việc mua sắm hoặc giao dịch buôn bán ngay trong lần đầu;

• Tối ưu hóa việc mua bán;

Những nội dung cơ bản của Purchase order là gì?

Những nội dung cơ bản trong một Purchase order là: Số và ngày, thông tin người mua và người bán, PIC, giới thiệu hàng hóa, số lượng, thông số kỹ thuật và chất lượng hàng hóa, giá hàng hóa, giá trị của hợp đồng, điều kiện thanh toán, những điều kiện để giao hàng,  tài khoản ngân hàng, chữ ký,…

Intern là gì? Internship là gì?

Intern hay còn được gọi là thực tập sinh hoặc là nhân viên thực tập, là một vị trí không cố định trong công ty. Những bạn sinh viên chưa ra trường hoặc mới ra trường thường sẽ lựa chọn làm vị trí intern tại các công ty, doanh nghiệp nhằm được tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế, rèn luyện các kỹ năng cho bản thân và học hỏi các kinh nghiệm làm việc.

Internship là kỳ thực tập hay khoảng thời gian thực tập. Trong khoảng thời gian này, những thực tập sinh sẽ tham gia thực tập ở vị trí tương ứng với chuyên ngành đã được học ở các trường đại học.

Làm Intern bạn sẽ nhận được gì?

Nhân viên thực tập sẽ lựa chọn vị trí thực tập tùy thuộc vào chuyên môn ngành học đã được học trước đó, có thể là về mảng Kinh doanh, mảng Marketing, mảng Kế toán, mảng Nhân sự, mảng Logistics, … Sau đó, họ sẽ được các công ty, doanh nghiệp đào tạo kiến thức để có thể đảm nhận các vị trí công việc như một nhân viên chính thức.

Phần lớn các nhà tuyển dụng sẽ lựa chọn nhân viên thực tập để làm nhân viên chính thức cho công ty vì cách này sẽ giúp làm giảm thiểu chi phí đào tạo - tuyển dụng và nhân lực được ổn định. Ngoài ra, một trong những lý do nhà tuyển dụng làm vậy là bởi vì họ đã có một khoảng thời gian để đánh giá năng lực của ứng viên một cách rõ ràng. Vì vậy, những kỳ thực tập chính là cơ hội cho các bạn trẻ có thể tìm được công việc phù hợp với chuyên ngành của bản thân một cách dễ dàng nhất. Cũng nhờ khoảng thời gian này, các bạn sinh viên sẽ được cọ xát với môi trường làm việc thực tế, trang bị những kỹ năng nghề nghiệp cần thiết cho bản thân.

Những điều cần chú ý khi bắt đầu internship là gì?

• Phong cách ăn mặc: Đa số sinh viên thường mắc phải vấn đề này trước khi bắt đầu kỳ thực tập vì những bạn trẻ thích phong cách năng động và những bộ quần áo nổi bật. Tuy nhiên, bạn nên chú ý rằng khi đã là intern của công ty thì sẽ là một phần của công ty và vì vậy nên thay đổi phong cách sao cho vừa phù hợp vừa là một phần thể hiện bản thân mình.

• Thái độ trung thực, làm việc chăm chỉ: Dù bạn làm nghề gì thì thái độ trung thực và chăm chỉ luôn là yếu tố cần thiết. Những thực tập sinh thường mắc phải tình trạng công ty không giao nhiệm vụ cho mình, vậy nên bạn hãy tự cố gắng tìm việc để làm, có thể bắt đầu từ những công việc nhỏ như sao chép văn bản, thu dọn phòng khách, đưa gửi và nhận bưu kiện…

• Giờ làm việc: Đây là vấn đề bạn cần đặc biệt chú ý. Hãy luôn đến công ty đúng giờ và nên chấp nhận làm thêm giờ với sự nhiệt tình của mình, đừng than phiền.

• Tinh thần làm việc nhóm, tạo quan hệ với đồng nghiệp: Việc tạo mối quan hệ tốt với đồng nghiệp là điều cần thiết cho dù bạn là một intern hay nhân viên chính thức. Họ sẽ là những người giúp bạn không chỉ trong công việc mà còn là người giải tỏa stress cho bạn. Tinh thần làm việc nhóm tốt cũng là cách giúp bạn theo kịp được tiến độ công việc, gây ấn tượng với mọi người và chúng minh năng lực bản thân.