Proforma invoice là gì? Vai trò của proforma invoice và khi nào cần sử dụng đến nó
Hầu như mọi doanh nghiệp đều giao dịch với hóa đơn bằng cách này hay cách khác. Cho dù đó là tự tạo và gửi chúng, hoặc nhận hóa đơn được thanh toán từ các nhà cung cấp. Trong mọi trường hợp, hóa đơn là một phần không thể thiếu trong việc điều hành doanh nghiệp. Vậy, proforma invoice là gì?
Danh mục nội dung
Trong mọi trường hợp, hóa đơn là một phần không thể thiếu trong việc điều hành doanh nghiệp. Vậy, proforma invoice là gì? Bài viết sau đây, chúng tôi sẽ lý giải hết những thắc mắc đó đến với bạn đọc.
Vậy, Proforma invoice nghĩa là gì?
Proforma invoice là một tài liệu nêu rõ cam kết về một phần của người bán trong việc cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ như được thông báo cho người mua về một mức giá cụ thể. Do đó, nó không phải là một hóa đơn thực sự. Dịch sang tiếng anh, nó có thể hiểu là hoá đơn chiếu lệ.
Người bán không nên đăng ký hóa đơn mẫu như một tài khoản phải thu và ngược lại, người mua không nên đăng ký loại hóa đơn này như một tài khoản phải trả.
Khi nào nên sử dụng proforma invoice
Proforma invoice được sử dụng nếu bạn cần xuất trình tài liệu cho khách hàng về các sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn chưa cung cấp. Proforma invoice thường được gửi để khai báo giá trị hàng hóa cho hải quan.
Vậy khi nào một Proforma invoice được phát hành?
Proforma invoice được phát hành khi việc bán hàng đã được hoàn tất và thanh toán đến hạn. Tuy nhiên, nếu có những thay đổi cần thiết trên hóa đơn, có thể gây khó khăn khi phát hành một ghi chú tín dụng để thực hiện các chỉnh sửa cần thiết vì không nên gửi hóa đơn hoàn thành. Tuy nhiên, nếu việc bán hàng chưa được hoàn tất và các sản phẩm hoặc dịch vụ vẫn đang được thảo luận hoặc đàm phán, hóa đơn chiếu lệ có thể được sử dụng để cung cấp chỉ dẫn về hóa đơn cuối cùng, nhưng ở định dạng có thể được điều chỉnh và cập nhật nếu cần.
Được sử dụng phổ biến trong vận chuyển, một Proforma invoice cũng sẽ thường bao gồm các chi tiết liên quan đến quá trình vận chuyển, đóng gói, trọng lượng và phí giao hàng. Đó là một tài liệu hữu ích cần có cho hải quan, vì một ghi chú giao hàng không phải lúc nào cũng đủ.
Proforma invoice có chức năng cung cấp cho cả người mua và người bán một đường cơ sở để bán, phân tích các mặt hàng hoặc dịch vụ được cung cấp nhưng không phải là một tài liệu ràng buộc về mặt pháp lý.
Sau khi sửa đổi, nếu các thay đổi được yêu cầu, hóa đơn chiếu lệ có thể dễ dàng được chuyển đổi thành hóa đơn đã hoàn thành bằng cách thay đổi tiêu đề thành 'Hóa đơn' và thêm số hóa đơn. Hóa đơn hoàn thành sau đó có thể được cấp lại.
Có sự khác biệt giữa Proforma invoice và quote (báo giá) không?
Không có sự khác biệt lớn giữa hai tài liệu. Chúng được sử dụng theo cách gần giống nhau cho cùng một mục đích như một phần của quy trình lập hóa đơn. Không phải là một tài liệu pháp lý, và cả hai đều cung cấp thông tin về việc bán hàng.
Tuy nhiên, một sự khác biệt có thể tranh cãi là một báo giá là ngẫu nhiên hơn đáng kể và nó rơi vào giai đoạn đầu của một quy trình bán hàng. Một trích dẫn không phải là một tài liệu với bất kỳ loại kỳ vọng nào đằng sau nó - nó có thể được chấp nhận hoặc từ chối bởi một khách hàng và giống như một proforma, nó không có giá trị tài chính. Việc bán có thể tiến lên hoặc có thể bị hủy dễ dàng.
Một báo giá cũng không nhất thiết bao gồm thông tin chi tiết về các sản phẩm hoặc dịch vụ, mà là cung cấp một ý tưởng về số lượng và giá cả.
Hóa đơn chiếu lệ xảy ra trước khi sản phẩm được giao hoặc dịch vụ được cung cấp nhưng được coi là ràng buộc hơn so với báo giá, mặc dù không ràng buộc về mặt pháp lý như hóa đơn đã hoàn thành. Khách hàng vẫn còn chỗ để thương lượng trước khi thanh toán.
Cách để tạo một Proforma invoice hợp lý?
Proforma voice không nên được coi là hóa đơn VAT, điều đó có nghĩa là chúng phải chứa cụm từ 'Đây không phải là hóa đơn VAT' .
Khi người mua đồng ý với các sản phẩm hoặc dịch vụ có trong hóa đơn mẫu đơn và bạn giao các mặt hàng này, bạn có nghĩa vụ phải gửi hóa đơn VAT thực trong khung thời gian nhất định.
Hầu hết các Proforma invoice gần giống với hóa đơn đã hoàn thành. Mặc dù không có yêu cầu cụ thể nào về cách bố trí hóa đơn chiếu lệ, nhưng giữ nó gần với hóa đơn đã hoàn thành sẽ là một lựa chọn an toàn.
Nếu bạn quyết định bố trí hóa đơn, thật dễ dàng điều chỉnh một mẫu hóa đơn cho phù hợp với thông tin cho hóa đơn chiếu lệ của bạn. Nhưng chỉ cần chắc chắn rằng nó được dán nhãn chính xác và không chứa số hóa đơn, vì điều này sẽ thay đổi một tài liệu ít chính thức hơn thành một tài liệu ràng buộc.
Word và Excel cung cấp các mẫu hóa đơn, nhưng chúng thường rất khó và không đáng tin cậy. Phần mềm lập hóa đơn trực tuyến cung cấp các mẫu hóa đơn dễ sử dụng có thể được sử dụng để tạo và gửi hóa đơn chiếu lệ trong vòng chưa đầy 1 phút.
Khi các cuộc đàm phán kết thúc, proforma có thể được chuyển đổi thành một hóa đơn hoàn thành chỉ với một cú nhấp chuột. Đó là một cụm từ phổ biến ngày nay và hiếm khi theo nghĩa đen, nhưng trong trường hợp của một số phần mềm hóa đơn, chỉ cần một cú nhấp chuột để tạo hóa đơn hoàn thành. Không cập nhật tẻ nhạt hoặc kiểm tra số hóa đơn. Đó là tự động và ngay lập tức.
Proforma invoice không phải lúc nào cũng cần thiết nhưng có thể được sử dụng như một phần không thể thiếu trong quy trình bán hàng của bạn. Mặc dù tương tự như một trích dẫn và một hóa đơn, một proforma phục vụ một mục đích khác và có thể dễ dàng được tạo ra với sự trợ giúp của một mẫu.