Quản lý là gì? Nhà quản lý là gì? Và một số thuật ngữ liên quan

Xuất hiện trong mọi hoạt động của đời sống xã hội, quản lý giờ đây không còn xa lạ với bất kỳ ai. Để hoàn thành tốt công việc hoặc dự án nào đó, quá trình quản lý cần được chú trọng, xây dựng sao cho phù hợp.

Để làm rõ khái niệm, đặc điểm, bản chất, mục tiêu, phân cấp và ý nghĩa của quản lý, Wikihoidap.org xin phép gửi gắm bạn đọc bài viết dưới đây. Ngoài ra, một số thông tin cơ bản về nhà quản lý cũng được đề cập, mang đến góc nhìn sâu sắc hơn về nội dung.

1. Quản lý là gì?

Trong phần viết dưới đây, Wikihoidap.org sẽ cùng bạn đọc khám phá những nội dung xoay quanh khái niệm, bản chất, đặc điểm, mục tiêu cũng như ý nghĩa của quản lý.

1.1. Khái niệm

Quản lý là quá trình tác động một cách liên tục, có mục đích, có định hướng, có kế hoạch bởi chủ thể quản lý lên đối tượng được quản lý nhằm điều khiển, chỉ đạo hay kết nối hoạt động thành chỉnh thể thống nhất.

Thêm vào đó, công tác quản lý còn tận dụng nguồn lực và điều phối sao cho các khâu vận hành một cách tự nhiên, ổn định, qua đó đạt được mục tiêu đã đề ra.

Theo từ điển Bách khoa, thuật ngữ này gồm hai yếu tố, đó là “quản” với ý nghĩa giữ gìn hay trông coi một chuỗi hành động, quá trình nào đó và “lý” chỉ công tác điều khiển cùng tổ chức chuỗi hoạt động dựa trên những yêu cầu cụ thể.

Để hoàn thiện công tác quản lý, việc xây dựng uy quyền và tổ chức là hết sức quan trọng.

Không chỉ phân phối quyền hạn, nhiệm vụ hay vai trò của người tham gia, tổ chức còn hệ thống hóa chuỗi hoạt động. Quyền uy thì có tác dụng lan tỏa sức mạnh, niềm tin và ý chí đến đối tượng được quản lý, đảm bảo sự phục tùng và trung thành của họ.

1.2. Một số thuật ngữ liên quan

Trong công tác quản lý, các nhà quản lý cần chú ý tới một số yếu tố như chủ thể quản lý, khách thể quản lý, phương thức quản lý, công cụ quản lý cùng mục tiêu quản lý, cụ thể như sau:

- Chủ thể quản lý gồm tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm, quyền hạn quản lý nhằm liên kết, phối hợp các hoạt động của người tham gia để hướng đến mục tiêu chung, đạt kết quả tốt.

- Khách thể quản lý chính là trật tự quản lý, nó được quyết định bởi nhiều loại quy phạm trong xã hội, đơn cử quy phạm pháp luật, quy phạm tôn giáo hay quy phạm đạo đức. Khách thể quản lý phụ thuộc vào hình thức quản lý.

- Phương thức quản lý hay phương pháp quản lý được biết đến như cách tác động có mục tiêu, hướng đi, ý định của chủ thể quản lý (chủ doanh nghiệp) lên đối tượng được quản lý (nhân viên) và khách thể quản lý ( hệ thống liên quan, môi trường xung quanh).

- Công cụ quản lý được sử dụng nhằm ghi lại hiệu quả, tiến độ công việc trong công tác quản lý. Một số công cụ quản lý phổ biến là phiếu kiểm soát (sheet), biểu đồ (chart) và sơ đồ (diagram).

- Mục tiêu quản lý là điều phối, chỉ huy hoạt động của con người sao cho tạo thành một hệ thống chung, đi theo đúng hướng đi của tổ chức, doanh nghiệp hay công ty.

1.3. Bản chất

Từ khái niệm, bản chất của quản lý cũng được thể hiện rõ ràng. Quản lý không chỉ là tác động có mục đích hay phương hướng rõ ràng mà còn được biết đến như hoạt động khoa học, trí tuệ và nghệ thuật mang tính sáng tạo.

Khi hệ thống hóa tri thức cũng như vận dụng các quy luật chung để giải quyết vấn đề, quản lý mang bản chất khoa học. Nhờ khả năng ứng dụng linh hoạt, sáng tạo và khéo léo, công tác quản lý trở thành bộ môn nghệ thuật. Sử dụng các quy tắc nhất định, bản chất của quản lý chính là trí tuệ, sự thông thái.

1.4. Đặc điểm

Công tác quản lý sở hữu ba đặc điểm cơ bản là tác động một cách có mục đích, đóng vai trò tất yếu trong hoạt động chung và hoàn thiện trên nền tảng quyền uy cùng tổ chức.

Bởi mọi hoạt động đều cần quản lý, nên công tác này phải được xây dựng trực trên những mục tiêu, mục đích cụ thể. Không chỉ cần tìm hiểu đối tượng hay quy trình, nhà quản lý phải hết sức chú trọng khâu đặt ra mục tiêu, đề xuất phương pháp thực hiện.

Khi mục tiêu được đặt ra, các chủ thể quản lý cần tiến hành thử nghiệm, kiểm tra, giám sát, đánh giá mối tương quan giữa mục tiêu với kết quả để điều chỉnh sao cho phù hợp.

Là yếu tố tất yếu, quản lý xuất hiện trong mọi lĩnh vực hoạt động, nhiệm vụ, thời kỳ hay xã hội. Ngoài ra, hoạt động này còn phản ánh bản chất của công việc hoặc thời kỳ mà nó xuất hiện.

Dựa trên cơ sở gồm quyền uy và tổ chức, hoạt động quản lý mới diễn ra thuận lợi, ổn định và nhanh chóng hơn.

1.5. Mục tiêu của quản lý

Nhìn chung, quản lý hướng đến các mục tiêu cụ thể là tăng hiệu quả của sản xuất, đạt hiệu suất tối đa với nỗ lực tối thiểu, cải thiện năng lực con người cũng như công bằng trong xã hội, cung cấp chế độ đãi ngộ tốt cho người lao động.

1.6. Ý nghĩa của quản lý

Nhìn chung, công tác quản lý có tầm quan trọng với lao động nói riêng và xã hội nói chung. Không chỉ đảm bảo hoạt động diễn ra theo trình tự hay hệ thống, quản lý còn thiết lập chiến lược  cụ thể và mục tiêu rõ ràng nhằm định hướng quá trình thực hiện.

Ngoài ra, quản lý còn phân chia nguồn lực một cách hiệu quả, hợp lý nhằm thúc đẩy việc phối hợp giữa các cá nhân trong công việc. Thêm vào đó, quá trình quản lý còn giúp con người phát hiện kịp thời, khắc phục vấn đề phát sinh trong công việc.

2. Các cấp quản lý

Trong tổ chức hay doanh nghiệp, công tác quản lý thường được chia làm ba bậc, đó là quản lý cao cấp, quản lý trung cấp và quản lý hạ cấp.

2.1. Quản lý cao cấp

Bậc quản lý cao cấp yêu cầu khả năng quản lý tốt, nguồn kiến thức dồi dào và tầm nhìn xa về yếu tố ngoại cảnh như thị trường. Bởi đưa ra quyết định mang tính dài hạn, quản lý cao cấp phải dành thời gian phân tích, nghiên cứu, tìm hiểu hoạt động ở trong lẫn ngoài công ty.

Từ đó, họ xây dựng bộ kế hoạch, hệ thống làm việc phù hợp với doanh nghiệp, đồng thời chịu trách nhiệm cho những quyết định chiến lược đã đề ra.

2.2. Quản lý trung cấp

Chịu trách nhiệm thông báo và thực hiện quyết định từ ban quản lý cấp cao, quản lý trung cấp cần sở hữu đầy đủ nguồn kiến thức chuyên ngành khi làm nhiệm vụ quản lý.

2.3. Quản lý hạ cấp

Với quyết định mang tính thời vụ, nhiệm vụ của quản lý hạ cấp là đảm bảo, theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch từ quản lý cấp trên.

3. Nhà quản lý là gì?

Nhà quản lý gồm tất cả những người thực hiện nhiệm vụ, chức năng quản lý trong cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp nhất định.

Không chỉ kiểm tra, điều khiển và chịu trách nhiệm cho kết quả công việc, nhà quản lý còn tổ chức, lập kế hoạch, lãnh đạo và rà soát thông tin, con người hay nguồn lực thuộc phạm vi tổ chức.

4. Chức năng của nhà quản lý

Nhà quản lý sở hữu một số chức năng cơ bản như lập kế hoạch, dự đoán, tổ chức thực hiện, lãnh đạo và kiểm soát.

4.1. Chức năng lập kế hoạch

Là chức năng cơ bản, kế hoạch hóa giúp nhà quản lý xây dựng hệ thống mục tiêu, hướng đi cụ thể và chương trình hành động trong thời gian nhất định.

Việc hoạch định mục tiêu và phương hướng giúp nhân sự hiểu rõ nhiệm vụ, nguồn lực cũng vì thế được phân bổ rõ ràng, hợp lý. Chính vì vậy, đây là chức năng quan trọng nhất của các nhà quản lý.

4.2. Chức năng dự đoán

Để hoàn thiện công tác quản lý, nhà quản lý phải sở hữu tầm nhìn rộng, khả năng phán đoán tốt. Nhờ đó, hệ thống quản lý ở tổ chức hay doanh nghiệp mới được cải thiện, nâng cao khi ứng dụng các công cụ, biện pháp tiên tiến hơn.

4.3. Chức năng tổ chức thực hiện

Nhằm phối hợp nhịp nhàng hoạt động ở từng cá nhân hay bộ phận, chức năng tổ chức thực hiện là một yếu tố thiết yếu. Không chỉ xác định rõ vai trò và nhiệm vụ, các nhà quản lý cần phải kết hợp công việc, nhóm người thành một thể thống nhất.

4.4. Chức năng lãnh đạo

Ảnh hưởng trực tiếp lên cá nhân hoặc bộ phận trong tổ chức, nhà quản lý có chức năng dẫn dắt, định hướng và lãnh đạo nhân sự sao cho quá trình thực hiện mục tiêu diễn ra nhanh chóng, hoàn hảo nhất.

4.5. Chức năng kiểm soát

Để đảm bảo hiệu suất làm việc, nhà quản lý phải kiểm soát các khâu làm việc cũng như tiến độ hoạt động của nhân viên.

4.6. Chức năng điều chỉnh

Nhằm khắc phục vấn đề nảy sinh, nhà quản lý cần nhanh chóng điều chỉnh khi hệ thống bị gián đoạn, ảnh hưởng bởi sai lầm nào đó. Nhờ công tác điều chỉnh, mối quan hệ giữa các bộ phận cùng quá trình vận hành sẽ diễn ra nhịp nhàng, trơn tru hơn.

4.7. Chức năng kiểm tra

Để đánh giá đúng kết quả thực hiện nhiệm vụ, ban quản lý cần vận dụng chức năng kiểm tra như đo lường, so sánh, qua đó xác định xem công tác quản lý còn phù hợp với doanh nghiệp, nhân sự cũng như nguồn lực hay không.

4.9. Khích lệ và động viên

Nhằm phát huy tối đa khả năng của mọi người, nhà quản lý cần biết cách động viên, an ủi và khích lệ, qua đó thúc đẩy hiệu suất làm việc để tạo ra kết quả tốt trong hệ thống quản lý lẫn công việc chung.

5. Vai trò của nhà quản lý

Đóng vai trò quan trọng với sự phát triển của tập thể, nhà quản lý phải đảm nhận nhiều vai trò khác nhau. Một số vai trò chính của nhà quản lý có thể kể đến vai trò giao tiếp và quan hệ, vai trò thông tin cùng vai trò quyết định.

5.1. Vai trò giao tiếp và quan hệ

Không chỉ thực hiện vai trò ngoại giao và thiết lập mối quan hệ ngoài thị trường, nhà quản lý còn đóng vai trò như sợi dây liên kết giữa các nhân sự trong tổ chức, doanh nghiệp hoặc công ty.

5.2. Vai trò thông tin

Là cầu nối quan trọng, người quản lý thường phổ biến các thông tin từ cấp trên, thu thập thông tin của cấp dưới và liên kết với mạng lưới thông tin bên ngoài.

5.3. Vai trò quyết định

Vai trò quyết định được xem như vai trò quan trọng nhất của người quản lý khi họ tự đưa ra các quyết định quan trọng và chịu trách nhiệm thực hiện, tiến hành quyết định của mình.

6. Nhiệm vụ của nhà quản lý

Từ vai trò và chức năng, một số nhiệm vụ cơ bản của nhà quản lý cũng theo đó xuất hiện, nội dung cụ thể sẽ được Wikihoidap phân tích trong phần dưới đây.

6.1. Trung gian giữa cấp trên và nhân viên

Không chỉ truyền đạt mục tiêu hay quyết định từ cấp trên, nhà quản lý còn tham gia các cuộc họp chung, tìm hiểu và giúp đỡ nhân viên trong quá trình thực hiện công việc.

6.2. Trung gian giữa khách hàng và tổ chức

Tiếp nhận phản hồi từ khách hàng, nhà quản lý sẽ phối hợp với nhân sự để hoàn tất việc điều chỉnh sản phẩm hay dịch vụ của doanh nghiệp sao cho đạt hiệu quả cao nhất.

6.3. Đào tạo kỹ năng cho nhân viên

Trong quá trình đào tạo, nhà quản lý trở thành người dẫn đường cho nhân viên khi truyền đạt kỹ năng, kinh nghiệm và hiểu biết để giúp họ dễ dàng thích nghi cũng như làm việc hiệu quả hơn.

6.4. Tuyển dụng và phỏng vấn

Với tầm nhìn bao quát, nhà quản lý thường nhận nhiệm vụ tuyển dụng hay phỏng vấn ứng viên để đưa ra những đánh giá đúng đắn, khách quan và chuẩn xác nhất.

6.5. Đánh giá hiệu suất công việc

Theo từng mốc thời gian, nhà quản lý sẽ đánh giá hiệu suất công việc của từng cá nhân hay nhóm nhân sự. Không chỉ cung cấp kết quả rõ ràng về công việc, nhiệm vụ này còn giúp nhà quản lý nhận biết được nhu cầu, mong muốn và thái độ của mỗi người trong tổ chức.

6.6. Theo dõi và quản lý ngân sách

Với một số phòng ban cụ thể như phòng tài chính, nhà quản lý cần phân bổ và quản lý nguồn ngân sách sao cho phù hợp với kế hoạch, mục tiêu chung của doanh nghiệp.

6.7. Đưa ra quyết định

Không chỉ đưa ra quyết định tức thì, người quản lý có thể làm việc với các phòng ban khác để điều chỉnh quyết định.

7. Kỹ năng và phẩm chất nhà quản lý nên có

Để thực hiện tốt công tác quản lý, người chủ doanh nghiệp hoặc tổ chức cần sở hữu các kỹ năng và phẩm chất đặc biệt.

7.1. Kỹ năng

Nhà quản lý nhìn chung phải sở hữu những kỹ năng gồm kỹ năng chuyên môn, kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng động viên, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng thuyết phục, kỹ năng nhận xét, kỹ năng đánh giá, kỹ năng tìm kiếm thông tin, kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng điều hành, kỹ năng nhận thức.

7.2. Phẩm chất

Một nhà quản lý tốt nên sở hữu những phẩm chất như quyết đoán, tư duy chặt chẽ, quyết tâm cao, dám nghĩ dám làm, không chần chừ, linh hoạt và mạnh mẽ.

8. Các yêu cầu đối với nhà quản lý

Từ những nội dung kể trên, bạn đọc có thể thấy một số yêu cầu cần thiết với nhà quản lý là khả năng lãnh đạo, khả năng giao tiếp, khả năng thích ứng, khả năng truyền đạt, khả năng quản lý, khả năng truyền cảm hứng, năng lực tư duy và năng lực chuyên môn.

LỜI KẾT

Trên đây là toàn bộ chia sẻ của Wiki hỏi đáp về quản lý. Nếu bạn đọc còn điều gì băn khoăn, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được giải đáp một cách tận tình và nhanh chóng nhất.