Sao y là gì? Sao y bản chính ở đâu? Các cơ quan thẩm quyển chứng thực sao y

Sao y bản chính là gì?

Sao y bản chính hay sao y công chứng là việc sao tài liệu gốc ra thành nhiều bản khác nhau và được cơ quan có thẩm quyền chứng thực là chính xác so với văn bản gốc.

Theo quy định, có thể chia sao y thành 2 loại theo ngôn ngữ trên văn bản cần sao y:

• Sao y văn bản tiếng Việt
• Sao y văn bản có yếu tố tiếng nước ngoài. Dùng nhiều trong trường hợp cần xuất cảnh, hoặc làm việc với các đơn vị nước ngoài cần chứng minh nhân thân. Trong trường hợp này sẽ bao gồm cả dịch thuật và công chứng sao y bản chính. Ví dụ với giấy khai sinh bằng tiếng việt, để sao y bạn cần dịch giấy tờ đó sang tiếng anh và có công chứng sao y rằng giấy tờ dịch thuật đó có nội dung chính xác và giống với bản gốc bởi các cơ quan có thẩm quyền.

Khái niệm bản sao

Bản sao là bản ghi chép, thể hiện một cách nguyên văn, đầy đủ, chính xác nội dung của bản chính hay bản gốc hay phần cần sao và được trình bày theo thể thức quy định.

Bản sao phải được thực hiện từ bản chính hoặc bản sao y bản chính, ghi rõ ngày, tháng, năm và phải được cá nhân, cơ quan có thẩm quyền kí chứng thực xác nhận, ví dụ như bản sao bìa hộ khẩu, bản sao giấy khai sinh,...

Cơ quan nào có thẩm quyền chứng thực sao y

Theo Luật công chứng 2014 thì chức năng sao y bản chính được phân quyền như sau:

• Văn bản Tiếng Việt: UBND Phường, Xã, Quận, Huyện và Văn phòng Công chứng
• Văn bản có yếu tố tiếng nước ngoài: UBND Quận, Huyện và Văn phòng Công chứng

Giá trị pháp lý của bản sao?

Khi làm hồ sơ, chúng ta thường phải sử dụng đến rất nhiều loại giấy tờ. Các loại giấy tờ đó có thể là bản sao hoặc bản chính. Ví dụ như trong trường hợp làm hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp quy định các giấy tờ cần thiết như sau:

Vậy theo quy định của pháp luật hiện hành, như thế nào được coi là bản sao? Nghị định 78/2015/NĐ-CP quy định:

Bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

Bản chính là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Như vậy, bản sao có thể tồn tại dưới hai dạng:

+ Bản chụp từ bản chính: thường gặp nhất là phô tô từ bản chính;

+ Bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc (Sổ gốc là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp): thường gặp nhất là bản sao Giấy khai sinh.

Pháp luật Việt Nam hiện nay không quy định về thời hạn có hiệu lực của bản sao hợp lệ. Như vậy, có thể hiểu rằng thời hạn của bản sao hợp lệ là vô thời hạn. Điều này nảy sinh nhiều bất cập trên thực tế. Vì có nhiều khi các thông tin trên bản chính đã có sự thay đổi hoặc bản chính đã không còn giá trị pháp lý nhưng bản sao vẫn đang được sử dụng. Để khắc phục tình trạng này, nhiều cơ quan, đơn vị khi tiếp nhận giấy tờ là bản sao được chứng thực thường tự đặt ra quy định là bản sao chỉ có giá trị trong thời hạn 6 tháng kể từ ngày được chứng thực. Điều này là không đúng với quy định của pháp luật tuy nhiên đây lại là một giải pháp được nhiều cơ quan, đơn vị áp dụng để hạn chế tình trạng dùng giấy tờ giả.

Như vậy, các quy định của pháp luật hiện hành về bản sao giấy tờ vẫn còn điểm bất cập, cần được sửa chữa, bổ sung để hoàn thiện hơn.