Sharepoint là gì? Hỗ trợ office, tổng quan về chức năng và cách sử dụng nó hiệu quả

Vậy, hiểu chi tiết và nền tảng thì Sharepoint là gì? Nó có chức năng như thế nào và cách sử dụng ra sao cho hiệu quả. Bài viết sau đây của chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp các câu hỏi liên quan.

SharePoint là gì?

Vậy, phần mềm SharePoint là gì? SharePoint là một hệ thống cộng tác dựa trên trang web, sử dụng các ứng dụng quy trình làm việc, cơ sở dữ liệu trong danh sách các cơ sở dữ liệu và các tính năng bảo mật khác để trao quyền cho các nhóm kinh doanh làm việc cùng nhau. SharePoint cũng cung cấp cho công ty sử dụng nền tảng khả năng kiểm soát quyền truy cập vào thông tin và tự động hóa các quy trình xử lý công việc giữa các đơn vị kinh doanh.

Phiên bản Microsoft Cloud của SharePoint, SharePoint Online, có nhiều khả năng tích hợp bổ sung với các ứng dụng đám mây khác. Nó được ghép nối với chức năng với nhiều gói dịch vụ khác của Microsoft với giấy phép Office 365 hoặc Microsoft 365.

Lợi ích của việc sử dụng SharePoint là gì?

SharePoint cho phép tăng năng suất và khả năng hiển thị cho nhân viên thông tin trên tất cả các ngành dọc, trong các doanh nghiệp lớn và nhỏ. Các tính năng của SharePoint tập trung vào trải nghiệm cộng tác chéo dựa trên mạng nội bộ cho phép chia sẻ an toàn, quản lý nội dung và các tính năng cộng tác trong quy trình làm việc giữa nhiều người khác.

Đối với nền tảng cộng tác dựa trên trang web, SharePoint rất dễ duy trì và ở cấp độ cơ bản, người dùng doanh nghiệp dễ hiểu. Nó cũng có thể tùy biến vô cùng và có thể mở rộng ồ ạt, có nhiều cách khác nhau mà các doanh nghiệp sử dụng nền tảng để nhận ra năng suất và lợi tức đầu tư tăng lên.

SharePoint được sử dụng để làm gì?

SharePoint đã không thể thiếu trong 17 năm qua trong việc tăng hiệu quả làm việc trong 500 công ty với tư cách là một nền tảng Intranet trực tiếp vượt qua tất cả các lĩnh vực kinh doanh. Nhiều tính năng của nền tảng giúp mọi người dễ dàng hợp tác với nhau hơn trong các dự án đặc biệt và thiết lập các quy trình kinh doanh tiêu chuẩn để chia sẻ thông tin, xuất bản tài liệu và ghi dữ liệu.

Các tính năng như kiểm soát bảo mật, đồng tác giả, tạo phiên bản và tích hợp với Exchange (Ứng dụng Email Outlook) cung cấp cho người dùng doanh nghiệp khả năng làm nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn và duy trì tính toàn vẹn của công việc họ sản xuất. SharePoint bao gồm khả năng:

• Yêu cầu phê duyệt các tài liệu trước khi chúng được hiển thị

• Hãy kiểm tra các tài liệu trước đây để ngăn chặn mọi tác giả hoặc chỉnh sửa

• Nhận thông báo khi tài liệu được tải lên hoặc thay đổi được thực hiện

• Tạo quy trình công việc bằng cách sử dụng logic if / then để tự động hóa các hành động như di chuyển hoặc gửi email tài liệu và ghi lại thông tin

Tất cả các tính năng này nâng cao năng suất của người dùng doanh nghiệp, nhưng điều mà SharePoint thực sự làm tốt hơn các hệ thống cộng tác tài liệu trước đó là hiển thị thông tin về thông tin / tài liệu nào được lưu trữ và tại sao.

SharePoint cực kỳ dễ dàng để yêu cầu siêu dữ liệu, siêu dữ liệu hoặc thông tin về dữ liệu (như thời gian sửa đổi, được tạo bởi, v.v., nhưng cũng tùy chỉnh 'thẻ' trên tài liệu hoặc vật phẩm) để nhân viên có thể hiểu rõ hơn lý do tại sao tài liệu có thể tồn tại và tại sao nó quan trọng mà không cần phải mở nó. SharePoint thậm chí cho phép người dùng tạo cơ sở dữ liệu tùy chỉnh theo định dạng dễ sử dụng và ghi lại hàng ngàn thông tin có thể được tích hợp vào quy trình công việc được đề cập trước đó hoặc các quy trình kinh doanh khác.

SharePoint App là gì?

Ứng dụng  trong SharePoint là tích hợp thêm tính năng vào không gian cộng tác tiêu chuẩn trên nền tảng. Một số ứng dụng nằm ngoài khả năng và đi kèm với nền tảng, nhưng có nhiều ứng dụng khác thêm các tính năng và tùy chọn không đi kèm với nền tảng SharePoint thông thường. Đây có thể là bất cứ thứ gì từ thư viện nơi người dùng có thể lưu trữ và chia sẻ tài liệu và tệp, đến trình cắm lịch, đến các ứng dụng quy trình công việc mạnh mẽ như Nintex, cho phép dễ dàng thực hiện nhiều hành động logic lặp lại trong SharePoint.

SharePoint Online là gì?

SharePoint Online là một dịch vụ dựa trên đám mây, được lưu trữ bởi Microsoft, dành cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Thay vì cài đặt và triển khai SharePoint Server tại chỗ, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể đăng ký gói Office 365 hoặc dịch vụ SharePoint Online độc ​​lập. Nhân viên của bạn có thể tạo các trang web để chia sẻ tài liệu và thông tin với đồng nghiệp, đối tác và khách hàng.

Mẹo về cách sử dụng SharePoint

• SharePoint có sẵn như một phần của Office 365, nhưng chỉ dành cho tài khoản doanh nghiệp. Điều đó nói rằng, những tài khoản này có thể có ít nhất là $ 5/tháng.

• Khái niệm trung tâm trong SharePoint là một Trang web. Bạn cần thiết lập Trang web trước, sau đó bạn có thể thêm nội dung hoặc tiện ích vào đó.

• Mặc dù SharePoint từng là một CMS giống như WordPress, nơi bạn nhập nội dung và nó được xuất bản lên một trang web công cộng, phiên bản Office 365 thường được sử dụng làm không gian cộng tác.

Sử dụng SharePoint như thế nào để có thể quản lý nội dung?

SharePoint cho phép nhiều cách để thêm siêu dữ liệu vào các tệp để sắp xếp, sắp xếp và theo dõi nội dung do các doanh nghiệp sở hữu. Quan trọng hơn, với tư cách là một nền tảng, SharePoint có thể buộc các thẻ vào nội dung khi người dùng doanh nghiệp tải chúng lên không gian cộng tác. Họ cũng có thể khiến người dùng cuối cung cấp siêu dữ liệu về các tài liệu như một phần của quy trình này.

Khi nội dung và siêu dữ liệu có trong nền tảng, SharePoint trao quyền cho các tổ chức với các công cụ quy trình công việc để tự động hóa:

• Các quy trình dựa trên thông tin được cung cấp bởi người dùng cuối

• Công cụ vòng đời nội dung để cho phép sắp xếp hồ sơ

• Xử lý thông tin dựa trên chính sách kinh doanh

Phần lớn các công ty Fortune 500 đã dựa vào nền tảng SharePoint trong hơn một thập kỷ và SharePoint và hệ sinh thái là một ngành công nghiệp trị giá hàng tỷ đô la. Với những khả năng mới của SharePoint trực tuyến như là một phần của Office 365/Microsoft 365 đám mây ứng dụng, cũng như tie-in để các dịch vụ như dòng chảy, Office 365 Groups. SharePoint và SharePoint dựa trên dịch vụ đang ngày càng có liên quan trên tất cả các ngành dọc.