Sop là gì? Sop chiếm vai trò gì trong hoạt động khách sạn?

SOP là gì?

SOP viết tắt cho cụm từ Standard Operating Procedure – dịch sang tiếng việt có nghĩa là quy trình thao tác chuẩn. Quy trình SOP giúp cho nhân viên mới có thể thích nghi nhanh với môi trường làm việc nhằm hiểu rõ hơn về công việc và nhiệm vụ mình phải đảm nhiệm, tránh những trường hợp xảy ra sai sót. 

SOP là thuật ngữ phổ biến trong các hoạt động của công ty, nhà hàng, khách sạn.. hay các lĩnh vực như giáo dục, hàng không quân sự,.. Hiện nay, SOP được biết đến nhiều trong việc xây dựng các quy trình chuẩn cho riêng các cán bộ trong khách sạn như lễ tân, buồng phòng, nhà hàng....

SOP được sử dụng nhằm hướng dẫn công việc và duy trì chất lượng, mang lại hiệu quả công việc mức độ cao nhất. Mục tiêu cuối cùng của những khách sạn sử dụng SOP là giúp quản lý giám sát và ngăn ngữa lãng phí tài nguyên có trong khách sạn.

SOP có vai trò gì trong vận hành các bộ phận trong khách sạn?

SOP là công cụ được sử dụng nhằm giúp các bộ phận trong khách sạn có thể phối hợp với nhau một cách ăn ý nhất, các công đoạn công việc được tiến hành tốt hơn. Chỉ cần mỗi bộ phận hay các cá nhân làm việc chuẩn SOP thì hệ thống khách sạn sẽ hoạt động hiệu quả. 

Nhìn chung, SOP có vai trò như sau

+ SOP giữ vai trò là cơ sở để hướng dẫn nhân viên làm việc tại từng vị trí, bộ phấn khác nhau trong khách sạn.

+ SOP giúp khách sạn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.

+ SOP là cơ sở căn bản để đánh giá, phân loại mức độ hoàn thành công việc. Nhờ có SOP, mỗi cá nhân làm việc trong khách sạn đều có thể nắm bắt được tiến độ và đem tới những phương pháp cải thiện phù hợp nhất.

+ SOP hỗ trợ cán bộ quản lý có thể đánh giá công việc đang làm, tạo nên tính khái quát hơn. Đây là cơ sở để thực hiện các hoạt động như kỷ luật hay khen thưởng mỗi bộ phận, mỗi cá nhân đang làm việc trong khách sạn.

+ SOP cũng được sử dụng giống như một căn cứ để đánh giá được kỹ năng của nhân viên. Từ đó, chỉ ra được điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên để đưa ra phương pháp đào tạo nguồn nhân lực thích hợp nhất.

Có những yêu cầu gì đối với các vị trí để vận hành chuẩn SOP trong khách sạn?

Nếu muốn vận hành chuẩn SOP trong lĩnh vực khách sạn, điều đầu tiên cần phải làm là nghiên cứu cụ thể và xây dựng một cách chính xác, hạn chế tối đa những sai sót cũng như tính toán hợp lý cho từng vị trí trong khách sạn. Các vị trí nhân viên trong quy trình này cũng cần phải có trách nhiệm rõ ràng để có thể vận hành chuẩn SOP trong khách sạn.

+ Đối với vị trí nhân viên. Vị trí nhân viên thường đóng vai trò là người thực hiện trực tiếp các hoạt động có trong quy trình SOP. Vì th, mỗi nhân viên cần có vai trò trách nhiệm, thực hiện đúng và đủ yêu cầu của quy trình.

Trong quá trình vận hành chuẩn SOP, không yêu cầu nhân viên phải sáng tạo. Tuy nhiên, quá trình vận hành chuẩn SOP lại yêu cầu nhân viên phải có trách nhiệm phản hồi lại các ý kiến hoặc đưa ra ý kiến cá nhân của mình cho quản lý nhằm nâng cao quá trình vận hành SOP.

Một số mẫu SOP trong bộ phận Phục vụ nhà hàng, khách sạn là gì?

+ Làm vệ sinh nhà hàng, khách sạn,
Trước khi nhà hàng, khách sạn bắt đầu một ngày làm việc, nhân viên khu vực nào thì làm vệ sinh ở khu vực đó.

+ Trải khăn bàn.
Chú ý phải cân đối giữa khăn trải bàn và 4 méo bàn. 

+ Set up bàn.
Kiểm tra lại bàn ghế và mang đồ chuẩn bị ra trước khi set up.

+ Chào và đón khách.
Nhân viên phục vụ phải luôn luôn có nét mặt tươi cười để chào đón khách hàng. Thông thường, khoảng cách giữa nhân viên và khách hàng là 1 mét.

+ Dẫn khách vào bàn.
Tìm những vị trí chỗ ngồi phù hợp với khách hàng (phụ thuộc vào số lượng khách hàng) và dẫn khách hàng bằng cách đi trước họ và chỉ đường.

+ Kéo ghế cho khách ngồi.

+ Trải khăn cho khách.

+ Đem khăn mặt ra cho khách.
Khăn mặt cần phải sạch sẽ và chất lượng tốt. Mùa hè thì thường dùng khăn lạnh, còn mùa đông khăn phải ấm.

+ Đưa thực đơn cho khách.

+ Hỏi xem khách chọn những món ăn hay đồ uống gì.
Trong quá trình này bạn có thể giới thiệu tư vấn đồ ăn, nước uống nếu khách chưa chọn được đồ. 

+ Nhắc lại những thứ mà khách đã đặt.

+ Chuyển thông tin món ăn, đồ uống khách đã chọn cho quầy thu ngân và các bộ phận có liên quan khác.
 
Hy vọng bài viết này đem đến cho bạn những thông tin hữu ích về SOP.