Supervisor là gì? Để trở thành một Supervisor giỏi bạn cần những gì?

Vậy supervisor là gì và công việc của 1 supervisor như thế nào? Chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Supervisor là gì?

Supervisor là một thuật ngữ trong tiếng Anh dùng để chỉ người giám sát, cánh tay phải đắc lực của các nhà quản lý kinh doanh. Họ là những người hỗ trợ người quản lý thực hiện các công việc giám sát, theo dõi và điều phối những hoạt động diễn ra trong phạm vi chức trách của bản thân. Có thể nói, Supervisor là một trong những nhân tố quan trọng giúp việc kinh doanh của khách sạn, nhà hàng diễn ra trơn tru và chuyên nghiệp hơn.

Trách nhiệm của một Supervisor

• Bảo đảm quy trình và chất lượng phục vụ của nhân viên cấp dưới đối với khách hàng.

• Phân chia, sắp xếp ca làm việc của nhân viên phù hợp với tình trạng hoạt động kinh doanh của NHKS nhằm duy trì chất lượng dịch vụ.

• Có khả năng giải quyết các vấn đề phát sinh của khách hàng cũng như nội bộ nhân viên.

• Xử lý tốt các tình huống, yêu cầu trực tiếp từ phía khách hàng mà nằm ngoài khả năng của nhân viên cấp dưới.

• Theo dõi, hướng dẫn nhân viên tuân thủ các quy định từ các cấp quản lý (sức khỏe, an toàn, vệ sinh…) và các tiêu chuẩn từ thương hiệu, tập đoàn.

Công việc của một Supervisor

Tùy theo lĩnh vực kinh doanh cũng như quy mô của từng doanh nghiệp mà công việc của Supervisor sẽ có những công việc khác nhau. Người giám sát thường được chia theo nhiều cấp bậc như: cấp vùng, cấp khu vực,… nhưng nói chung, họ thường thực hiện các công việc sau:

• Giám sát mọi hoạt động của nhân viên dưới quyền như chia ca, phân công nhiệm vụ công việc cho nhân viên.

• Có trách nhiệm tham dự các cuộc họp trong ngày khi người quản lý hay trưởng bộ phận vắng mặt.

• Tổng hợp thông tin, dữ liệu để bàn giao lại cho người giám sát ca làm việc kế tiếp một cách rõ ràng, đầy đủ.

• Giám sát, quản lý hàng hóa đã cung cấp.

• Giám sát hoạt động tiến độ kinh doanh.

• Điều phối, hỗ trợ phục vụ khách hàng, phối hợp giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình phục vụ.

• Theo dõi, kiểm tra và yêu cầu bảo trì tất cả các vật dụng, trang thiết bị có trong bộ phận. Bên cạnh đó, họ sẽ là người đề xuất trực tiếp lên các cấp trên mua mới hoặc thay thế các đồ dùng cần thiết.

• Giám sát mọi hoạt động của đối thủ kinh doanh.

• Lập kế hoạch kinh doanh và phương án hành động để thúc đẩy kinh doanh.

• Chịu sự quản lý và báo cáo trực tiếp của Giám đốc hoặc Quản lý cấp cao hơn, chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh, công việc trong phạm vi giám sát của mình.

Kỹ năng một Supervisor chuyên nghiệp cần có

1. Kỹ năng giao tiếp

Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất nếu như bạn đang giữ vị trí giám sát trong ngành dịch vụ như nhà hàng hay khách sạn. Kỹ năng này sẽ giúp người giám sát có thể dễ dàng truyền đạt thông tin cho nhân viên, tạo cho nhân viên sự tin tưởng để họ nghe theo và làm theo. Bên cạnh đó, một Giám sát có kỹ năng giao tiếp giỏi sẽ biết cách động viên, chia sẻ với cấp dưới của mình, xây dựng mối quan hệ gần gũi nhằm thúc đẩy công việc được tốt hơn.

Đặc biệt, trong quá trình giải quyết khiếu nại, phàn nàn của khách sạn, Supervisor sẽ xử lý nhanh chóng sự cố không gây ảnh hưởng đến khách sạn mà vẫn làm hài lòng được khách hàng nếu như bạn sở hữu kỹ năng giao tiếp linh hoạt, tuyệt vời.

2. Kỹ năng quản lý

Giám sát là người chịu trách nhiệm theo dõi toàn bộ hoạt động cũng như nhân viên của bộ phận mình phụ trách, chính vì thế, một người có kỹ năng quản lý tốt sẽ dễ dàng lên kế hoạch, sắp xếp, điều phối công việc cho nhân viên, đảm bảo quá trình hoạt động đạt được hiệu quả tốt nhất.

3. Kỹ năng đào tạo nhân viên

Bên cạnh kỹ năng giao tiếp, quản lý,… thì kỹ năng đào tạo nhân viên cũng là một kỹ năng vô cùng quan trọng bởi khi bộ phận bổ sung nhân sự mới, Giám sát chính là người tham gia trực tiếp vào quá trình đào tạo, huấn luyện cho nhân viên mới. Theo đó, họ cần phải hướng dẫn, đào tạo những các kỹ năng cơ bản cho nhân viên, như: Kỹ năng giao tiếp, kỹ năng xử lý tình huống,…đặc biệt là các kỹ năng về nghiệp vụ chuyên môn để nâng cao chất lượng, uy tín của nhà hàng. Nếu như không có kiến thức chuyên môn chắc chắn, kỹ năng nghiệp vụ cao và đặc biệt là khả năng truyền đạt kiến thức hiệu quả, người giám sát sẽ không thể làm được điều này.

4. Kỹ năng sắp xếp công việc

Trong một ngày làm việc, Supervisor phải thực hiện nhiều nhiệm vị khác nhau, vì vậy, công việc này đòi hỏi bạn phải là một người có kỹ năng sắp xếp công việc hợp lý. Bạn phải biết được việc gì phải là trước, việc gì phải là sau, việc gì quan trọng và cần phải ưu tiên,… Có như vậy, công việc mới đúng tiến độ và đạt được hiệu quả tốt nhất.

Ngoài ra, để trở thành một Supervisor giỏi, bạn còn cần có cho mình những thái độ sau:

• Đối xử tôn trọng: hãy cư xử với tất cả mọi người bằng thái độ tôn trọng, nhã nhặn và nếu được bạn nên cố gắng để trở thành bạn của tất cả mọi người, chỉ có như thế thì bạn mới nhận lại được sự tôn trọng và thấu hiểu của họ để quản lý công việc một cách dễ dàng hơn. Không chỉ thế, bạn cần tránh mang tình cảm cá nhân vào trong công việc, đó là yêu cầu tối thiểu của một người giám sát.

• Biết lắng nghe: Là một người giám sát giỏi, bạn cần biết cách để ý đến tất cả các vấn đề khó khăn của nhân viên cũng như lắng nghe họ trình bày vấn đề rồi thông cảm và tạo điều kiện để họ có kết quả làm việc tốt nhất.

• Khen thưởng: Lời cảm ơn tuy quan trọng nhưng phần thưởng mới là giá trị thực sự. Dù chỉ là một buổi cơm trưa hay mội món quà nho nhỏ cho đến những món quà có giá trị, tất cả đều mang một ý nghĩa nhất định và sẽ trở thành động lực để nhân viên cố gắng hơn nhiều. Hãy trao quà xứng đáng quá mức độ hoàn thành công việc của họ thay vì ép nhân viên làm tốt sau rồi lẳng lặng lờ đi.

Hy vọng thông qua bài viết trên, bạn đã có cho mình những thông tin hữu ích về Supervisor.