Trello là gì, cách sử sụng Trello và những đặc điểm cần lưu ý của Trello

Hãy cùng tìm hiểu Trello là gì, cách sử sụng trello và những đặc điểm cần lưu ý của trello qua bài viết dưới đây của chúng tôi nhé.

Trello là gì?

Trello là phần mềm giúp bạn quản lý công việc một cách trực tuyến, đơn giản và hiệu quả, đặc biệt là khi làm việc nhóm. Bạn có thể xài công cụ này hoàn toàn miễn phí, tuy nhiên với những tính năng nâng cao và đặc biệt thì bạn cần phải trả tiền mới có thể sử dụng.

Với công cụ Trello, bạn và các thành viên trong team có thể nhìn thấy mọi công việc một cách toàn diện và cho phép điều chỉnh các hoạt động linh hoạt. Công cụ này thường phổ biến đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các bạn freelancer.

Sử dụng công cụ Trello như thế nào?

Những thành phần cơ bản của công cụ Trello:

- Card: dùng để lưu trữ công việc. Một Card có thể được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau như ghi task (công việc), feature (tính năng sản phẩm), question (câu hỏi), note (ghi chú)…Mỗi card sẽ có checklist để bạn chia đầu việc nhỏ hơn. Để dễ dàng trao đổi với các thành viên trong team, bạn có thể bình luận hoặc dán hình ảnh trên card.

- List: dùng để tổng hợp các card thuộc chung 1 tình trạng hoặc 1 tính chất. Ví dụ: những card đang được thực hiện sẽ xếp vào list Doing, còn những card đã hoàn thành sẽ xếp vào list Done.

- Board: Là một bảng tương đương với 1 dự án hoặc 1 mảng công việc. Trong một board có thể có nhiều list để chia tình trạng của những đầu việc của dự án đó cho tiện theo dõi.

- Organization: dùng để tổng hợp những board và nhân sự trong team.

Sau khi nắm được các thành phần của Trello, hãy cùng tìm hiểu cách sử dụng công cụ này nhé:

• Tạo một không gian làm việc nhóm (Team space):

Tạo tên nhóm liên quan đến dự án đang triển khai là phù hợp nhất. Ngoài ra, bạn có thể viết thêm mô tả cho dự án nếu cần thiết.

• Tạo bảng:

Board với thiết kế như một chiếc bảng trắng sẽ giúp bạn quản lý công việc của nhóm/dự án. Trước hết, hãy đặt tên cho board và thêm các thành viên trong team. Bạn có thể tùy chỉnh chế độ public hoặc private. Chế độ bookmark sẽ giúp bạn đánh dấu các dự án quan trọng, cần đặc biệt chú ý.

• Tạo list:

Trello được thiết kế dựa trên phương pháp quản lý dự án Kanba, nên các list phổ biến được áp dụng là: List to-do (các công việc cần làm). List doing (các công việc đang làm), List Done (các công việc đã hoàn thành).

• Tạo card:

Đây là đơn vị công việc nhỏ nhất trên Trello. Card sẽ bao gồm các thông tin: mô tả, file đính kèm, task nhỏ hơn hoặc checklist, thời hạn, thời gian, người chịu trách nhiệm thực hiện và nhãn. Bạn có thể tải ảnh và file từ thiết bị, Google Drive, Dropbox hay OneDrive.

Ưu, nhược điểm của trello là gì?

Ưu điểm của Trello

Đơn giản

Ưu điểm đầu tiên của trello chắc chắn phải nhắc đến đó chính là sự đơn giản. Trello có thể biến thành một nơi để ghi chú những việc cần làm một cách dễ dàng mà ai cũng có thể sử dụng được. Khác với nhiều công cụ công nghệ khác, các khái niệm trong công cụ Trello không hề phức tạp, việc thao tác cũng đơn giản, không gây lúng túng cho người sử dụng. Chỉ với thao tác kéo nhanh chóng, bạn đã có thể chuyển một công việc đã hoàn thành từ Doing sang Done. Hay một click vào trong List To - Do cũng có thể giúp bạn bắt đầu ghi chú ngay một công việc mới cần làm. Với Trello, bạn và các thành viên trong team đều nhìn thấy công việc của mình, công việc của toàn team để có cách phân bổ, sắp xếp hợp lý.

Miễn phí

Người dùng sẽ không cần phải mất phí khi sử dụng công cụ này mà vẫn được trải nghiệm đầy đủ các tính năng, phù hợp cho mọi nhu cầu khác nhau. Vì vậy, Trello là công cụ quản lý công việc tốt nhất, đặc biệt thích hợp cho những người mới khởi nghiệp kinh doanh.

Theo dõi trực quan

Trello được thiết kế dựa trên phương pháp quản lý dự án Kanban, nên các giai đoạn công việc sẽ được phân chia thành các danh sách như các to-do list. Và chỉ cần nhìn vào giao diện, là nhà quản lý đã nắm bắt ngay được tiến độ dự án một cách trực quan nhất.

Khả năng tích hợp lớn

Với bản trả phí, Trello sẽ mang đến khả năng tích hợp vô cùng lớn. Gói Free chỉ cung cấp cho người dùng 10MB dung lượng file đính kèm nhưng gói Business có thể cung cấp cho bạn đến 250MB.

Nhược điểm của Trello:

Không phân cấp thành viên quản trị

Một trong những điều khiến người dùng không hài lòng khi sử dụng Trello đó là mọi thành viên tham gia công việc/dự án trên công cụ này đều có quyền chỉnh sửa, giao việc, xóa bỏ phần đã đánh dấu trước. Đặc biệt là trong các doanh nghiệp cần có những giới hạn quyền hoạt động khác nhau đối với các cấp nhân viên - trưởng phòng - CEO… thì Trello sẽ không đáp ứng được điều này. Đây có thể coi là nhược điểm lớn nhất của Trello vì nó có thể phá vỡ tính chặt chẽ và bảo mật thông tin doanh nghiệp.

Môi trường giao tiếp kém

Trello cho phép các thành viên trong cùng team có thể trao đổi trong các card nhưng lại không thiết kế một giao diện riêng cho các bình luận chung về toàn bộ dự án. Hơn nữa, khi muốn post bình luận tại card, họ không thể dùng phím Enter mà phải sử dụng chuột ấn “Lưu”. Điều này cũng là một lỗi gây cản trở với trải nghiệm của người dùng.

Không phù hợp cho quản lý thời gian

Giao diện của Trello được thiết kế trải theo chiều ngang, vì vậy người dùng sẽ cảm thấy khó khăn khi muốn quản lý thời gian chính xác của các công việc. Ngoài ra, các card thiết kế độc lập cũng gây trở ngại trong việc quản lý mối quan hệ giữa các đầu việc. Cụ thể như bạn sẽ khó xác định được việc nào làm trước, việc nào làm sau, việc nào phải làm xong thì mới có thể làm được việc khác.

Để khắc phục được yếu điểm này, bạn sẽ cần những phần mở rộng-tích hợp với ứng dụng Gantt chart (trong phiên bản trả phí của Trello).

Thiếu báo cáo công việc

Được đánh giá là công cụ lý tưởng cho làm việc nhóm, tuy nhiên, Trello lại không đáp ứng được những tính năng thiết yếu đối với vai trò của một người Quản lý, nhất là việc báo cáo. Những người quản lý sẽ khó nắm bắt được công việc đã hoàn thành được bao nhiêu % so với dự kiến, những cá nhân nào đang đảm bảo được tiến độ công việc được giao,...

Sử dụng Trello để làm gì?

Quản lý dự án

Đây là một trong những lý do chính mà nhóm phát triển tạo ra Trello. Với công cụ Trello tuyệt vời này, bạn có thể dễ dàng khoe với mọi người về sản phẩm, dự án của mình qua Development Board.

Todo List (danh sách công việc cần làm)

Nhiều người quan niệm rằng một to do list chỉ là thêm một cái gì đó vào danh sách đấy và khi thực hiện hoàn thành xong sẽ đánh dấu check. Tuy nhiên, thực tế tình trạng của công việc hay tiến độ công việc sẽ cần nhiều thông tin hơn so với việc chỉ có “bắt đầu” và “hoàn thành”. Vì vậy, Trello sẽ giúp bạn thu gọn toàn bộ những thứ đó chỉ vào một danh sách thay vì phải lập nhiều danh sách khác nhau để theo dõi toàn bộ.

Ví dụ trong trường hợp bạn muốn di chuyển đến một căn nhà mới, bạn sẽ cần một loạt các danh sách riêng biệt cần làm như: đồ dùng cần mua, những việc phải làm, những vật dụng cần sửa chữa… Trello sẽ là công cụ hoàn hảo giúp bạn theo dõi được tiến độ công việc của mình chỉ trong 1 board. Thậm chí, bạn có thể đính kèm thêm hình ảnh của vật dụng cần mua, cài đặt ngày cần thực hiện, thêm ghi chú,...

Lên danh sách mua sắm

Trong các công cụ hỗ trợ việc mua sắm hàng hóa tiện lợi nhất, chắc chắn không thể không nhắc đến Trello. Người sử dụng có thể sắp xếp các thứ cần mua vào nhiều nhóm khác nhau. Sau đó, khi mua một món đồ hoàn tất, họ có thể chuyển chúng sang cột “kho hàng” thay vì đánh dấu check hoàn thành. Và chính điều này có thể giúp người dùng dễ dàng kiểm soát được những gì có trong kho của mình.

Tiếp nhận phản hồi

Ngoài các cách sử dụng phổ biến trên, Trello còn có một tính năng khác là cho phép người dùng được bình chọn. Nếu nhóm của bạn đang có dự định về một chuyến đi chơi sắp tới nhưng chưa có kế hoạch cụ thể về địa điểm ở đâu, tổ chức thời gian nào hay sẽ có những hoạt động gì trong chuyến đi chơi này thì Trello sẽ cho phép mọi người thêm ý tưởng của họ vào danh sách, sau đó biểu quyết về những gì mà họ thích nhất.

Một số mẹo sử dụng Trello cho người dùng mới

Bắt đầu với một dự án đơn giản hoặc thậm chí là một dự án mẫu: Việc tập làm quen công cụ này với một dự án nhỏ chỉ gồm một hoặc hai list và một hoặc hai card sẽ khiến bạn dễ dàng điều hướng và hiểu rõ hơn các tính năng trong Trello.

Thử nghiệm với các tính năng: Trello là một công cụ linh hoạt với hàng chục tùy chọn. Tuy nhiên bạn không nhất thiết phải sử dụng tất cả các tùy chọn đó. Hãy thử nghiệm các tính năng trước để xem bạn có thực sự cần chúng cho dự án của mình không.

Đọc phần Trello tips: Trello cung cấp rất nhiều các thủ thuật hữu ích khác nhau mà nhiều người dùng không biết, bỏ lỡ những điều thú vị đấy. Vì vậy, để khám phá thêm một mục mới trong công cụ tiện ích này, hãy nhấn vào biểu tượng Information trong thanh điều hướng của bạn.

Tận dụng các lời nhắc: Đây là một mẹo khá hữu ích nhất là với những bạn sử dụng Trello trên thiết bị di động. Các thông báo nhắc nhở sẽ giữ cho bạn luôn theo sát các dự án của mình.

Biến nó thành vật sở hữu của bạn: Nhiều người thường thấy nhàm chán với những ứng dụng đơn giản, chỉ có thiết kế mặc định của nhà sản xuất. Tuy nhiên, trái với vấn đề đó, ứng dụng Trello cung cấp một số tính năng tuyệt vời giúp người dùng có thể thay đổi màu nền cho board, thay đổi các sticker. Những tính năng này vừa đem lại trải nghiệm mới lạ cho người dùng, vừa cá nhân hóa ứng dụng.