5s là gì? Tất tần tật những điều cần biết về mô hình 5s

Nghe nói trong quản trị doanh nghiệp, các doanh nghiệp Nhật áp dụng mô hình 5s rất thành công và cũng đã có nhiều doanh nghiệp Việt áp dụng mô hình này. Cho mình hỏi mô hình 5s là gì? Ý nghĩa và lợi ích của 5s? Các bước để thực hiện thành công 5s cho doanh nghiệp?
 

5s là gì? 

5S có nghĩa là chỉ các cụm từ sau: sạch sẽ, sàng lọc, sắp xếp, săn sóc và sẵn sàng. Thực ra nó bắt đầu từ chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật, đó là: SEITON, SERI, SEISO, SEIKETSU, SHITSUKE. Đây được gọi là mô hình chuyên nghiệp, lý tưởng của nơi làm việc mà các doanh nghiệp đang hướng tới.

Ý nghĩa của mô hình 5S

- Đảm bảo cho nhân viên có sức khỏe tốt bởi môi trường làm việc trong lành, sạch sẽ.

- Dễ dàng, thuận tiện và tiết kiệm thời gian trong khi làm việc nhờ vào sự sắp xếp gọn gàng, có sự phân loại, dễ tìm kiếm.

- Nâng cao chất lượng cuộc sống cho nhân viên nhờ chế độ chăm sóc tốt về vật chất lẫn tinh thần, tạo bầu không khí làm việc cởi mở, thân thiện và gắn bó.

- Nâng cao năng suất làm việc của nhân viên nhờ sự đánh giá năng lực, sàng lọc cẩn thận đội ngũ nhân lực, làm tăng cường tính trách nhiệm, tự giác của mỗi người trong công việc.

Lợi ích của mô hình 5S:

Mô hình 5s đem lại cho chủ doanh nghiệp nhiều lợi ích, đó là:
- Nơi công sở sẽ sạch sẽ và ngăn nắp hơn, đem lại sự chuyên nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng.
- Đội ngũ nhân viên có tinh thần kỷ luật, trách  nhiệm, làm việc hiệu quả, sáng tạo hơn.
- Tất cả mọi người đều được hưởng chế độ phúc lợi tốt nên sẽ tạo thành khối đoàn kết, nâng cao chất lượng, cải tiến hiệu suất công việc.

Vì sao ngày càng nhiều doanh nghiệp ứng dụng 5s ?

- Mô hình 5S phù hợp với mọi tổ chức và tất cả các loại hình, quy mô doanh nghiệp.
- Mô hình 5S áp dụng được tất cả các lĩnh vực, ngành nghề sản xuất, kinh doanh hàng hóa hay dịch vụ.
- Những nội dung trong mô hình 5S rất đơn giản, mang tính thực tế nên xem có thể hiểu ngay mà không phải nghiên cứu nhiều như những thuật ngữ chuyên môn khác.
- Mô hình 5s phù hợp với sự mong đợi của tất cả mọi người vì ai cũng muốn sự sạch sẽ, ngăn nắp và thoải mái trong cuộc sống, ngay cả nơi làm việc cũng vậy.

Việc thực hiện thành công 5s sẽ giúp doanh nghiệp có sự đột phá trong quản lý, điều hành cả hệ thống doanh nghiệp. Qua quá trình “thay áo” này, những gì không cần thiết như: vật dụng, máy móc, tài liệu,… sẽ bị loại bỏ, tất cả mọi thứ sẽ được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, tạo sinh khí mới trong hoạt động của doanh nghiệp. Tinh thần tập thể được phát huy, năng lực mỗi cá nhân được nâng cao với thái độ làm việc tích cực và trách nhiệm hơn.

Phương pháp quản lý 5s giúp doanh nghiệp có sự đột phá

5. Các bước để áp dụng mô hình 5S vào Doanh nghiệp

Trải qua 5 bước cơ bản :
Bước 1: Xem xét, đánh giá các vấn đề cơ quan đang gặp phải.
Bước 2: Phát động chương trình hành động 5s
Bước 3: Khởi động chương trình bằng việc tổng vệ sinh nơi làm việc, khuôn viên xung quanh
Bước 4: Thực hiện sàng lọc, sắp xếp và cuối cùng là đạt Sạch sẽ mỗi ngày.
Bước 5: Đánh giá định kỳ

Những gợi ý để doanh nghiệp thực hiện thành công 5s

- Rà soát, tìm hiểu và đánh giá những vấn đề chưa tốt: doanh nghiệp cần phải có sự kiểm tra tổng thể những nơi còn thiếu sót đề cải tiến: những nơi chưa ngăn nắp, những khâu làm việc chưa an toàn, những thủ tục rườm rà không thuận tiện, những khâu còn lãng phí thời gian và tiền bạc, những nơi chưa sạch sẽ, ….

Những vấn đề mà doanh nghiệp thường gặp phải sau khi xem xét thực trạng cơ quan mình đó là: Nhân viên chưa có ý thức vệ sinh, ăn uống bày biện ngay cả trên bàn làm việc gây mất mỹ quan nơi công sở; nhân viên đi trễ hoặc không mặc đồng phục; máy móc hỏng nhưng chậm khắc phục; tinh thần làm việc kém, còn mắc phải nhiều sai sót; lãng phí nhiều thời gian cho việc “buông dưa lê” hoặc đọc báo; kho nguyên liệu, tài liệu quá tải phải mất nhiều thời gian để sắp xếp; những nơi công cộng như bãi xe, căn tin, nhà vệ sinh dơ bẩn do ít được chú ý vệ sinh; …. Tất cả những điều đó cần được khắc phục để doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp hơn.

- Huy động tối đa hoạt động trí não: khuyến khích nhân viên đưa ra sáng kiến cải tiến hoạt động. Vì hơn ai hết, nhân viên chính là người trực tiếp thực hiện công việc, tiếp xúc với các khâu xử lý mỗi ngày nên họ là người dễ nhận thấy khiếm khuyết cũng như thiếu sót nhất. Có câu “1 cái đầu không bằng 3 cái đầu”, do đó việc tận dụng này không bao giờ là dư thừa.

- Thực hiện công tác giám sát tốt để đảm bảo các biện pháp được thực hiện đầy đủ và chất lượng.

Hiện nay, doanh nghiệp nào cũng hướng tới hình ảnh chuyên nghiệp, năng động và mô hìn 5s đang dần mở rộng để đưa vào ứng dụng. Muốn vậy, doanh nghiệp phải biết được 5s là gì, cần các yếu tố nào và các bước thực hiện ra sao thì mới đạt được thành công.