Outlook là gì? Vì sao chúng ta nên dùng outlook.

Outlook là gì?

Outlook là phần mềm quản lý thông tin cá nhân của Microsoft, bao gồm các công cụ: e-mail, lịch, công việc quản lý, quản lý liên lạc, ghi chú, tạp chí và duyệt web.

Outlook có thể được sử dụng như một ứng dụng độc lập, có thể làm việc với các ứng dụng kết hợp khác cho nhiều người dùng trong một tổ chức, chẳng hạn như chia sẻ các hộp thư và lịch biểu, trao đổi thư mục công cộng, lịch trình cuộc họp cho đồng nghiệp nhân viên hay bạn bè của mình cùng biết.

Outlook sắp xếp các email, lịch, danh bạ, tác vụ và danh sách việc cần làm của bạn, tất cả ở cùng một chỗ. Việc sắp xếp đó sẽ bắt đầu bằng tài khoản email của bạn. Từ đó, bạn có thể bắt đầu làm việc với các email, chuyển email thành tác vụ hoặc cuộc hẹn, cũng như lưu trữ thông tin về những người bạn tương tác trong danh bạ của mình để không bao giờ phải ghi nhớ địa chỉ email hay số điện thoại. Cách làm việc khoa học đáp ứng nhu cầu của người sử dụng một cách thuận tiện và bạn không còn mất nhiều thời gian để tạo ra bảng quản lý sắp xếp công việc cũng như lịch trình của mình.

Ưu điểm sử dụng Outlook

Outlook có tốc độ truy cập nhanh

 Ấn tượng ban đầu mà dịch vụ webmail này là mang lại một tốc độ truy xuất vào hòm thư một cách nhanh chóng dù đây chỉ là phiên bản chạy thử. Mình tin rằng điều này Outlook không làm cho bạn thất vọng.

Giao diện đơn giản và đẹp

Đơn giản là cái  cần nhất ở bất kì một ứng dụng email nào vì thời gian dành để xử lý email khá là nhiều, nếu giao diện mà phức tạp hay xấu thì cảm thấy cực kỳ khó chịu. Ngoài ra, giao diện phức tạp cũng làm cho công việc của mình bị chậm đi không đáng có. App Mail mặc định cũng đơn giản, sáng sủa, đẹp đẽ theo phong cách mà mình thích. Và khi sử dụng Outlook thì chắc chắn rằng bạn sẽ cực kỳ hài lòng bởi giao diện của nó. Kết hợp với đó còn là cách chọn cỡ chữ hợp lý, tiêu đề, người gửi nhìn phân biệt rõ ràng và đẹp mắt.

Hai hộp thư chính: Focus và Other

“Focus” là nơi Outlook chứa những thư quan trọng, “Other” là nơi chứa tất cả những thứ còn lại.

• Tách biệt được những thư quan trọng, ví dụ như thư nhắc tính tiền, thư do bạn bè, đối tác hay đồng nghiệp gửi với những thư quảng cáo, spam, thư cập nhật Facebook... Đây là tính năng mà outlook mặc định không có.

• Gmail cũng sở hữu chức năng tách thành những inbox nhỏ, nhưng lại tách tới 4 inbox dành cho 4 loại email khác nhau.. Chính vì quá nhiều nên gây khó khăn cho người sử dụng trong việc chọn lọc. Có lẽ nhiều quá cũng không phải là tốt.

Tích hợp với các mạng xã hội  

Google cũng tích hợp mạng xã hội, do phát triển là Google Plus vào trong tài khoản Gmail tuy nhiên thì hòm thư điện từ này lại không có lượng người dùng cao. Trong khi đó Outlook lại khôn khéo hơn khi tích hợp các mạng xã hội đang chiếm ưu thế về thị phần như Facebook, Twitter hay LinkedIn. Như vậy người dùng email cũng có thể dễ dàng vừa check mail vừa vi vu trên các mạng xã hội mà mình đang tham gia.Đó là điều mà khiến Outlook giữ chân được những người đã từng sử dụng app mail này lâu hơn.

Ngoài ra, Outlook còn cho phép sử dụng “HTML” và “CSS” Cụ thể, người dùng có thể thỏa sức sáng tạo để làm cho bức thư của mình thêm sinh động sáng tạo và bắt mắt  hơn khi có thể soạn thảo theo chế độ HTML. Phân nhóm thư đến, lọc thư riêng của cá nhân / doanh nghiệp.

Tham khảo thêm: HTML là gì? và CSS là gì?

Trình chat tích hợp trong Outlook kết hợp được với trình nhắn tin của Facebook và sẽ tích hợp với dịch vụ chat video Skype.

Do gắn kết chặt chẽ với cả Facebook cũng như LinkedIn, người sử dụng Outlook sẽ có lợi thế cập nhật thông tin do những người trong danh bạ liên lạc (contact) đưa lên các mạng xã hội nói trên và giao tiếp với họ.

Khả năng tìm kiếm

Outlook có tìm kiếm đơn giản hơn và nhanh hơn

• Tất cả Thư mục, hộp thư đến hoặc thư nháp

• Tùy chọn ngày bao gồm ,tuần này, tuần trước, tháng này, phạm vi

Hoặc bạn có thể tìm kiếm danh sách liên lạc của bạn. Có một tìm kiếm riêng biệt cho Skype là tốt.Hỗ trợ nhanh chóng việc gửi mail đính kèm tập tin dung lượng lớn

Cũng giống như các dịch vụ mail khác thì Outlook cũng chỉ cho phép người dùng gửi mail cùng tập tin đính kèm không quá 25MB. Và để vượt qua rào cản này người dùng phải chỉnh sửa một số bước để có thể kết hợp hộp thư với các dịch vụ lưu trữ khác như Google Drive, Dropbox,… Tuy nhiên với Outlook thì bạn không cần phải chỉnh sửa gì vì nó đã được tích hợp chặt chẽ hơn với SkyDrive và khi bạn gửi một tập tin vượt quá giới hạn quy định thì nó sẽ tự động gửi thông qua SkyDrive.

Không giới hạn không gian lưu trữ

Nếu như Gmail chỉ giới hạn không gian lưu trữ cho người dùng miễn phí là 10GB thì Outlook gần như không giới hạn dung lượng lưu trữ email và các tập tin đính kèm.

Tính bảo mật và khả năng chống spam cao

Khả năng chống spam cao với thao tác chặn email theo địa chỉ hoặc tên miền cụ thể. Khởi tạo địa chỉ email chỉ dùng một lần (dùng cho các hoạt động gửi mail một lần hoặc Email Marketing) giúp bạn tránh khỏi các bộ máy spam mail. Với Outlook, bạn có thể tạo, xóa và thay đổi các địa chỉ mail hay đăng nhập bằng mật khẩu tạm thời một cách dễ dàng hơn.

Tham khảo thêm: Email là gì?

Cho phép đăng nhập bằng mật khẩu tạm thời

Đây là một trong những tính năng độc đáo mà outlook mang lại mà gmail không thể làm được và nó là điểm thu hút mạnh của outlook với người sử dụng.

Nếu như bạn đã kết nối điện thoại di động của mình vào tài khoản Outlook thì bạn có thể đăng nhập vào tài khoản email của mình từ bất kỳ máy tính nào mà không cần sử dụng mật khẩu thực tế. Bạn nhấp vào liên kết "Sign in with a single-use code" trên cửa sổ đăng nhập và Outlook sẽ gửi cho bạn một mật khẩu tạm thời trong một tin nhắn văn bản đến điện thoại. Bạn có thể sử dụng để đăng nhập vào tài khoản email của mình. Và hiệu lực của mật khẩu này kết thúc khi bạn đăng xuất sau lần đăng nhập đầu tiên với nó. Độ an toàn và bảo mật vẫn được đảm bảo cho mỗi lần đăng nhập.

@Đề cập

Có bao giờ  bạn từng gửi email đến nhiều đồng nghiệp nhưng chỉ cần câu trả lời từ hai trong số các đồng nghiệp đó chưa? Bạn có thể đã sử dụng hiệu ứng văn bản như in đậm, gạch dưới và màu phông sáng để tô sáng và làm nổi lên tên của họ. Bây giờ, bạn có một tùy chọn khác.

Nhập @ sau tên của họ và một số điều sẽ xảy ra.

• Tên của họ sẽ tự động được thêm vào dòng đến của thư email.

• Tên của họ sẽ được tô sáng và làm nổi  trong nội dung thư.

• Khi họ nhận được thư trong hộp thư đến, họ sẽ thấy ký hiệu @ ở danh sách thư, biểu thị rằng họ được đề cập theo tên.

Không bỏ lỡ nội dung thư mới.

Có thể bạn đang chờ đợi thư mới làm việc hoặc mã bán trước của buổi hòa nhạc hay bản tóm tắt kế hoạch từ cấp dưới của bạn. Dù vậy, bạn vẫn còn việc cần làm nhưng không liên quan đến việc cứ theo sát danh sách thư Outlook của bạn trong nhiều giờ.

Sử dụng cảnh báo mục mới của outlook để báo cho bạn bất cứ khi nào có thư đến đáp ứng tiêu chí cụ thể. Cảnh báo này sẽ hiển thị trên mọi ứng dụng mà bạn đang làm việc trên đó, vì vậy, bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ thư mới Để biết thêm thông tin về cảnh báo thư, xem mục bật hoặc tắt tính năng bật lên cảnh báo thư.Trước bạn còn lo ngại về vấn đề quên check thư quan trọng thì đừng lo outlook sẽ giúp bạn giải quyết điều này. Mình tin rằng outlook sẽ khiến bạn hài lòng.

Dọn dẹp thư mục

Bạn có nhiều chuỗi hội thoại trong hộp thư đến với hàng tá hay thậm chí hàng trăm thư trong các chuỗi đó phải không? Khả năng là rất nhiều những thư đó gần như trùng lặp nhau. Bạn đã đọc, bạn đã phản hồi, tuy nhiên, bạn chưa bao giờ xóa những thư đó.

Bạn có thể dùng nút dọn sạch để xóa hầu hết những thư này, chỉ để lại những thư chưa đọc hoặc những thông tin quan trọng bạn cần lưu trữ. Hãy thử tính năng này và xem bạn đến gần hơn với mục tiêu hộp thư đến sạch được bao nhiêu. Xem mục dọn sạch thư mục và hội thoại để biết thêm thông tin.

Có nhiều loại tài khoản email khác nhau bạn có thể thêm vào outlook, bao gồm các tài khoản Office 365, Gmail, Yahoo, iCloud và Exchange.Một số nhà cung cấp email bên thứ ba, như Gmail, Yahoo và iCloud, yêu cầu bạn thay đổi một số cài đặt trên website của họ trước khi bạn có thể thêm những tài khoản này vào outlook.

Tất cả trong một

Cuối cùng, outlook cho phép bạn quản lý tất cả các hộp thư của bạn trong một app duy nhất, xem thư mới trong một giao diện duy nhất, và thông báo đến cũng từ một app duy nhất. Gmail, Yahoo, outlook lẫn iCloud, tất cả đều chỉ cần quản lý bằng outlook là đủ. Bởi nếu sử dụng Gmail thì khi đó mình sẽ phải dùng kèm thêm app mặc định khá là phiền và phức tạp. Tất nhiên, lúc bạn soạn thư mới thì bạn được quyền chọn lựa hộp thư nào sẽ gửi đi, giống như nhiều ứng dụng email khác vậy thôi.

Và một thứ nữa tuy nhỏ nhưng rất quan trọng: Outlook do chính Microsoft phát triển, vì vậy mình có thể đảm bảo rằng nó sẽ tồn tại trong một thời gian dài và nếu có lỗi thì sẽ được khắc phục mà không bị gỡ bỏ như nhiều app email nhỏ khác.

Bài viết trên đã cho bạn có kiến thức hiểu biết về outlook mình tin rằng các bạn sẽ chọn cho mình app phù hợp để quản lý tài liệu cũng như trao đổi thông tin công việc. Và outlook sẽ giúp bạn trong việc trao đổi tiếp nhận và quản lý tài liệu của mình  một cách dễ dàng và khoa học hơn. Nếu như bạn chưa sử dụng outlook thì sau khi đọc bài viết trên sẽ khiến bạn muốn dùng outlook ngay lập tức. Và chắc chắn rằng app mail này sẽ khiến bạn hài lòng.